5 tips för bättre ekonomistyrning

Strategier och affärsplaner ska självklart integreras i arbetet med att nå företagets ekonomiska mål. Här spelar ekonomistyrningen en viktig roll genom att sätta grunden för hur ni styr, mäter och följer upp arbetet. Läs vidare för fem tips för bättre kontroll och ekonomistyrning.

1. Prioritera planering och budgetering

Ekonomistyrning innefattar både strategisk planering och operativ kontroll. Du behöver planera mål för framtiden men också sätta realistiska planer för hur målen ska uppnås. En central del är budget- och prognosarbetet.

Budgeten som planeringsverktyg

Genom att ta fram budgetar och prognoser kan du visualisera konsekvenserna av dina handlingsplaner i kronor och ören. Det kan till exempel vara:

• Resultatbudgetar
• Driftsbudgetar
• Likviditetsbudgetar
• Investeringsbudgetar

Exempel:

Kontroll över likviditeten är avgörande för en bra ekonomistyrning och för företagets ekonomi. För att få överblick över kassaflödet kan det vara bra att upprätta en likviditetsbudget med en sammanställning över förväntade in- och utbetalningar. Med hjälp av likviditetsbudgeten och prognoser längs vägen kan du förutse företagets betalningsförmåga.

Kom ihåg: En budget visar vad du vill och tror ska hända, men så blir det som bekant inte alltid. Det är därför viktigt att du använder dina budgetar som arbetsdokument och regelbundet följer utvecklingen. Håll respektive person ansvarig för sina delar, och ser till att ni inte avviker alltför mycket från budgeten.

Läs mer: 6 tips för bättre kontroll på företagets likviditet.

Prognoser för löpande analys

En budget sträcker sig ofta över en längre period och är mer detaljerad än prognoserna. Prognoser bör du normalt sett ta fram flera gånger per år och använda för kontinuerlig analys av de faktiska siffrorna.

Prognoser kan på så sätt användas för att göra justeringar under budgetprocessen och säkerställa att beräkningarna blir mer exakta. Det är ett bra verktyg för att identifiera perioder med stram likviditet där inbetalningarna överstiger utbetalningarna och planera vilka åtgärder du behöver vidta.

Verktyg för att underlätta arbetet

Du kan spara mycket tid och arbete genom att använda ett effektivt systemstöd för budget och prognoser. Moderna ekonomisystem har ofta budgetmallar, färdiga rapporter och andra smarta funktioner direkt i systemet. Det finns också fristående budget- och prognosverktyg med kraftfull funktionalitet.

Använd också systemets funktionalitet för budgetuppföljning. Det hjälper dig att få snabb överblick och att enklare analysera eventuella avvikelser mellan dina planer och de faktiska redovisningssiffrorna.

Läs mer: De 7 vanligaste misstagen när du budgeterar – och hur du undviker dem.

2. Se över rutiner och processer

För att säkerställa att alla uppgifter blir utförda och lösta på ett effektivt sätt behöver det finnas goda rutiner och arbetsprocesser i företaget. Låt oss titta på några rutiner och processer för bra ekonomistyrning som kan ha en direkt inverkan på ditt företags ekonomi.

Rutiner för effektiv redovisning

Med genomtänkta och väldokumenterade redovisningsprocesser ökar sannolikheten att uppgifterna utförs snabbt och på rätt sätt och risken för misstag minskar. Det gör att redovisningen kommer att vara mer aktuell och korrekt och kan också förbättra kassaflödet.

Se över och effektivisera processerna där det behövs. Hur ser rutinerna ut för till exempel fakturering, reseräkningar eller avskrivningar?

Exempel:

Ineffektiva metoder för fakturering kan påverka företagets kassaflöde. Se därför till att ha tydliga processer som underlättar för att få in betalningen snabbt och enkelt. Det kan till exempel handla om rutiner för att:

• Förmedla tydliga betalningsvillkor
• Säkerställa att alla fakturauppgifter är korrekta
• Delfakturera eller begära förskottsbetalning
• Skicka fakturor och påminnelser omgående

Kom ihåg: Rutiner kan snabbt bli föråldrade när företaget utvecklas eller förutsättningarna förändras. Säkerställ därför att de ses över kontinuerligt och inför effektiviseringar när det behövs.

Jobba smart med automatiserade arbetsprocesser

Ett bra systemstöd kan göra stor skillnad för arbetsprocesserna inom ekonomi. Moderna affärs- och ekonomisystem har ofta en hög grad av automatisering som gör att ni kan jobba effektivt i vardagen och säkerställa hög kvalitet på arbetet.

Förutom budgetuppställning och budgetuppföljning finns det många andra uppgifter som bör automatiseras så mycket som möjligt. Det kan till exempel handla om:

• Effektiva betalnings- och avstämningslösningar
• Enkelt fakturagodkännande
• Automatiskt utskick av påminnelser
• Smidig tid- och utläggsregistrering
• Bra processer för lagerhantering och inköp

Beroende på komplexiteten i verksamheten kan det finnas systemlösningar som täcker mer eller mindre alla företagets processer på ett effektivt sätt. I annat fall bör du leta efter ett system med bra integrationsmöjligheter för att koppla ihop med era övriga verksamhetssystem. Då kan du dra nytta av sömlösa arbetsprocesser mellan olika system.

Läs mer: 5 processer du bör automatisera i din redovisning.

3. Se till att ha tillgång till rätt siffror

God praxis och väl utarbetade processer ger bra förutsättningar för att kunna jobba effektivt med ekonomistyrning. Men det viktigaste verktyget för ekonomistyrningen är ett ekonomisystem eller affärssystem som kan ge dig senaste nytt om det ekonomiska läget i din verksamhet.

Välj rätt system

För att få en gedigen insikt i företagets ekonomi behöver du tillgång till relevant, korrekt och aktuell data. Idag finns det ingen anledning att fatta beslut baserat på gårdagens information. Du bör ha ett molnbaserat affärssystem som ger dig tillgång till uppdaterade siffror i realtid även i din telefon eller surfplatta.

Ditt system bör också ha funktioner för att enkelt skapa rapporter som ger dig snabb överblick över viktiga nyckeltal. Det är en stor fördel om det går att sammanställa data från flera olika källor i samma rapport – till exempel information om inkomna ordrar, interntid eller aktuella försäljningssiffror.

Läs mer: 7 saker att tänka på när du ska byta ekonomisystem.

Ta kontroll över datan

Tillgång till relevant data är också centralt för bra beslutsunderlag och ledningsinformation. Men om du har stor mängd komplex data från olika källor kan den behöva samlas in, struktureras och visualiseras för att du ska kunna utnyttja den på bästa sätt.

Idag finns kraftfulla business intelligence- och AI-lösningar som både kan hjälpa dig att skapa effektiva dataflöden och att få fram anpassade rapporter. Med hjälp av AI går det att bearbeta enorma mängder data och identifiera mönster, trender och avvikelser.

Oavsett hur du väljer att visualisera och analysera din data är det viktigt att definiera vad som ska mätas, varför och hur. De nyckeltal du tar fram ska ge:

• En bra överblick över hur det går för verksamheten
• Möjlighet att se utvecklingen över tid
• Möjlighet att agera om siffrorna går i negativ riktning

Ett tips: Var tidigt ute med att testa de senaste business intelligence- och AI-lösningarna för ekonomistyrning, oavsett om det är via din redovisningspartner eller på egen hand. Ju tidigare du kommer igång, desto större konkurrensfördelar kan du få genom data som ger dig underlag för att ta rätt beslut.

Läs mer: 5 anledningar för ekonomiavdelningen att börja med AI – nu!

4. Analyser för effektiv ekonomistyrning

I din redovisning hittar du mycket användbar information som kan användas för ekonomistyrningen. Men det är inte alla frågor som kan besvaras direkt från siffrorna. Många affärskritiska beslut kräver en djupare analys och sammanställning av data – och då behöver du gå mer systematiskt tillväga.

Ett bra verktyg för ekonomistyrning är rapporter som samlar och sammanfattar nyckeldata. Genom att analysera dem kan du se vilka faktorer som påverkar företagets ekonomi i en positiv eller negativ riktning. Du kan till exempel mäta lönsamheten och titta på korrelationer för att få ett bättre ledningsverktyg och kunna fatta rätt beslut för ditt företag.

Ställ till exempel frågor som:

• Vilka produkter, tjänster eller kunder är mest lönsamma?
• Hur stor är den potentiella vinsten?
• Hur står ni er prismässigt i förhållande till era konkurrenter?
• Vad ägnar dina medarbetare mest tid åt idag som de skulle kunna ägna åt annat?
• Finns det branschspecifika KPI:er som du bör mäta?

Genom att göra kontinuerliga analyser kommer du att se utveckling och samband över tid. Ju mer du vet, desto bättre och mer välgrundade beslut kan du fatta. Därför bör du se till att du förstår och kan använda dina redovisningssiffror som ett effektivt och precist verktyg för ekonomistyrning.

5. Vänta inte för länge med att ta hjälp

Vi möter ofta företagsledare och ekonomiansvariga som säger att de inte har tid eller kompetens för att ta fram genomarbetade analyser och rapporter eller följa upp rutiner på det sätt de skulle önska. Känner du igen dig i det? Då bör du överväga att köpa de tjänsterna, eller skaffa ett systemstöd som kan hjälpa dig.

En god ekonomisk förvaltning och effektiv ekonomistyrning är nyckelfaktorer för en framgångsrik affärsverksamhet, och det kan snabbt bli dyrt att inte ta hjälp. Hör av dig till oss, så pratar vi igenom dina förutsättningar och behov.