6 tips för bättre HR-processer i din organisation

HR-arbetet utgör en viktig pusselbit i bygget av ett framgångsrikt företag. Bra HR-processer bidrar till att säkerställa att medarbetarna trivs på jobbet och att företaget säkrar den kompetens som behövs för utveckling och tillväxt.

I den här artikeln får du veta mer om värdet av sex viktiga HR-rutiner och varför alla företag, oavsett storlek, bör prioritera dem.

1. Använd ett effektivt systemstöd

Det första tipset är att använda ett HR-system som sparar tid och resurser i HR-arbetet och reducerar risken för fel och misstag.

Ett bra HR-system bör ha stöd för sådant som:

• Centraliserad och säker lagring av all medarbetarinformation, som personuppgifter, anställningsavtal och löneuppgifter.

• Generering av rapporter och analyser som ger insikt i nyckeltal inom områden som medarbetarengagemang, sjukfrånvaro och kompetensutveckling.

• Självbetjäningssida eller portal där anställda själva kan komma åt och hantera information som kontaktuppgifter, lönebesked och utbildningsmaterial. Det ger medarbetarna mer självständighet och frigör tid för HR-avdelningen.

• Rutiner och varningsmeddelanden för att följa aktuella lagar och regler inom området.

2. Satsa på bra rekrytering

Om ditt företag ofta behöver anställa ny personal kan det vara väl värt att investera i ett rekryteringssystem. Det hjälper er att säkerställa att rekryteringsprocesserna genomförs på ett professionellt och effektivt sätt, oavsett det görs av ett rekryteringsproffs eller rekryterande chef.

Det finns många olika leverantörer av verktyg specialiserade på just rekrytering, vissa enklare och andra mer omfattande. Några exempel är Teamtailor, Talentech, Jobylon och Workbuster.

Ett rekryteringssystem bör bland annat ge dig möjlighet att:

• Samla alla kandidater i en databas och säkerställa att personuppgifter behandlas i enlighet med GDPR.

• Använda mallar och fördefinierade steg för alla delar av rekryteringsprocessen, till exempel för uppföljning av kandidater – både när det gäller alla som intervjuas, den som får jobbet och de som inte går vidare.

• Utforma innehållet och budskapet utifrån ditt företags arbetsgivarvarumärke och grafiska profil.

Kom ihåg: Även om standardiserade mallar är ett bra stöd i processen är det värdefullt att ge slutkandidaterna personlig återkoppling kring varför de inte fick jobbet.

– Underskatta inte vikten av en rekryteringsprocess som ger alla sökande en positiv kandidatupplevelse. Dåliga upplevelser i processen, som rörig kommunikation eller avsaknad av återkoppling, kan snabbt leda till ett negativt rykte för företaget.

Lina Envall, HR-koordinator på VIEW Group. 

Många större företag använder dessutom LinkedIn Recruiter. Det är en lösning som bara är kopplad till LinkedIn som plattform. Den är dessutom relativt dyr att använda, men finns också i en ”Lite”-version. Om du har tid och resurser kan det vara bra att bekanta dig med lösningen, eftersom plattformen har stora möjligheter att nå och attrahera kandidater, men också att headhunta dem direkt från LinkedIn.

3. Säkerställ en bra onboarding av nya medarbetare

Att rekrytera nya medarbetare är en av de viktigaste sakerna du gör som chef, och att anställa en ny person är en stor investering. När du har signerat med en ny medarbetare börjar en viktig del av processen: onboarding.

Här är några tips för att säkerställa en bra onboarding, både före och efter att medarbetaren har börjat:

Tips 1: Pre-boarding

Det är en bra idé att börja onboardingen redan innan anställningen börjar, med en fas som ofta kallas Pre-boarding. Använd den här perioden till att etablera en god kontakt med den nya medarbetaren. Du kan till exempel skicka förberedande information om företaget, bjuda in till gemensamma sociala aktiviteter eller boka in en lunch med de närmaste nya kollegorna.

Tips 2: Introduktionsplan

När den nya medarbetaren börjar bör du ha en genomtänkt plan för introduktionen. Gör ett schema för de första dagarna, men se också till täcka in viktiga delar under de kommande månaderna och resten av det första året. Dela planen med medarbetaren när hen är på plats.

Det också vara en god idé att en kollega agerar mentor för att underlätta att den nya kollegan inkluderas och kommer in i rutinerna.

Tips 3: Avstämningsmöten

Det är viktigt att avsätta tid för regelbundna möten under onboardingprocessen, så att din nya medarbetare och du som chef kan prata om hur det går och har möjlighet att lösa eventuella problem. Glöm inte att stämma av om de har fått den utbildning de behöver och om de trivs socialt.

Tips 4: Gemensam introduktion

Om ni har flera nyanställda inom organisationen kan det vara bra att samla alla för gemensamma möten och utbildningar. Det blir inte bara tidsmässigt effektivt, utan kan också ge de nya medarbetarna ett bredare nätverk inom företaget och tillfälle att lära känna andra i samma situation.

4. Underlätta kompetensutveckling

Med dagens höga förändringstakt och ökande digitalisering är kompetensutveckling en ständigt aktuell fråga för alla företag. Att investera i medarbetarnas kompetens är avgörande både för företagets framtida konkurrenskraft och för att attrahera och behålla bra personal. Det handlar inte bara om att skapa en organisation som kan anpassas till nya kompetenskrav, utan också om att kunna erbjuda medarbetarna stimulerande möjligheter i företagets framtid.

CFO: Vad händer om vi utbildar våra anställda och de slutar?  

VD: Vad händer om vi inte gör det och de stannar kvar?  

Som en bra grund för att arbeta med kompetensutveckling bör du göra en kompetenskartläggning. Inventera den kompetens ni har inom organisationen och identifiera vilka kompetenser ni har behov av både idag och på kort och lång sikt.

Ta sedan fram en plan för utbildnings- och utvecklingsmöjligheter, utifrån både organisationens och medarbetarnas behov och mål. Det kan handla om interna utbildningar och kunskapsutbyten, mentorprogram, nätverksträffar eller externa kurser.

När ni skapar en struktur för kompetensutveckling och lärande underlättar det medarbetarnas utveckling och karriärmöjligheterna inom företaget blir tydligare.

5. Mät medarbetarnöjdheten

Medarbetarna är några av företagets viktigaste ambassadörer, och det är viktigt att regelbundet ta tempen på hur dina medarbetare trivs på jobbet. Det kan göras både genom personliga medarbetarintervjuer och genom digitala medarbetarundersökningar.

Bäst underlag får du av en kombination av båda metoderna. En anonym digital undersökning för alla anställda ger bra förutsättningar för att få ärliga och direkta svar, medan ett samtal möjliggör en djupare och mer detaljerad dialog om arbetssituationen.

Det finns flera lättanvända enkätlösningar för att själv skapa en enkel digital medarbetarundersökning. Några exempel är Questback, EasyQuest och SurveyMonkey. Var noga med inställningarna och säkerställ anonymiteten, så att medarbetarna känner sig trygga när de besvarar undersökningen.

Om du har resurser för att anlita en leverantör finns det företag som specialiserar sig på undersökningar och både kan hjälpa er att genomföra hela eller delar av processen, och presentera resultatet tillsammans med benchmark och analys.

Använd resultaten från medarbetarundersökningen för att få insikt i medarbetarnas behov och nöjdhet, och för att identifiera och genomföra åtgärder för förbättring. Beroende på vad som framgår av undersökningen kan det handla om enklare initiativ som att anordna fler sociala aktiviteter för teambuilding eller införa bättre kommunikationskanaler till mer omfattande insatser som att ta fram en tydligare karriärutvecklingsplan eller satsa på ledarskapsutbildning.

6. Prioritera konflikthantering och problemlösning

För att upprätthålla en god arbetsmiljö är det viktigt att ha tydliga riktlinjer och rutiner för att hantera konflikter och problem på arbetsplatsen. Det kan handla om allt från enskilda medarbetarärenden till mer generella frågor för att förbättra den gemensamma arbetsmiljön.

Några tips är:

• Uppmuntra öppen kommunikation och se till att det finns kanaler för medarbetarna att uttrycka oro eller ta upp problem innan de växer sig stora.

• Var tydlig med hur medarbetarna kan rapportera situationer som uppstår. Det kan vara genom en intern rutin som beskrivs i personalhandboken, via skyddsombudet om ni har någon utsedd, eller genom en separat kanal – kanske ett anonymt visselblåsarsystem.

• Se över möjligheten att erbjuda stödsamtal eller andra insatser för att främja personalens välbefinnande och förebygga psykisk ohälsa. Antingen genom avtal med företagshälsovården eller via en leverantör av abonnemang och prenumerationstjänster, till exempel Auntie.

• Har ni tillräckliga resurser internt finns det också utbildningar för HR-personal i konflikthantering på arbetsplatsen. Det kan vara en stor fördel att HR-avdelningen snabbt kan ta tag i och lösa konflikter.

Behöver du hjälp med HR?

Det kan finnas många fördelar med att ta extern hjälp i HR-arbetet. Hör av dig, så berättar vi hur vi kan hjälpa dig med både HR-rådgivning, löner och personaladministration utifrån dina behov.

Läs mer: Här hittar du fler artiklar om HR och lön.