4 sätt ett gammalt affärssystem skadar ditt företag

Affärssystemet är navet som ger dig kontroll över företagets siffror. Inte sällan har rutiner och processer byggts upp kring systemet, och det kan kännas krångligt och tidskrävande att byta ut det. Men ett gammalt affärssystem kan faktiskt göra mer skada än nytta – läs vidare för att få reda på varför.

1. Ineffektivitet kan kosta dig dyrt

Tid är pengar. Med ett gammalt system, som inte har tillräckligt stöd för automatiserade processer, är risken stor att du och dina medarbetare inte alls arbetar så effektivt som ni skulle kunna göra.

Idag finns det flertalet uppgifter som ibland fortfarande hanteras manuellt, trots att det innebär mer arbete och ökad risk för fel. Om du fortfarande gör något av nedanstående manuellt är det dags att tänka om.

• Hantering och kontering av fakturor
  Det finns ingen anledning att lägga värdefull tid på att registrera fakturor i systemet när de både kan läsas in och konteras automatiskt.
• Datahantering
  Att flytta data manuellt mellan system är både tidskrävande och ökar risken för misstag och att du inte jämför rätt data. Med integrationer för automatiska överföringar av data mellan ditt affärssystem och övriga verksamhetssystem sparar du mycket tid och ökar kvaliteten.
• Betalningar och bankavstämningar
  Idag finns ingen anledning att logga in på banken för att göra bankavstämningar eller skapa och ladda upp betalningsfiler. Både avstämningar och transaktioner bör du kunna sköta direkt från ditt affärssystem med bankintegration.
• Sammanställning av rapporter
  Om ditt affärssystem inte har stöd för budgetering, månadsrapportering och nyckeltalsanalys lägger du med största sannolikhet alldeles för mycket tid på att jaga siffror och skapa rapporter.

Läs mer: 5 processer du bör automatisera i din redovisning .

2. Du missar möjligheterna med AI

AI skapar helt nya möjligheter för ditt affärssystem och hela ekonomifunktionen. Tidigare har automatisering av uppgifter och processer till stor del handlat om att antingen skapa regler utifrån hur du vill att systemet ska uppföra sig, eller att systemet själv identifierar mönster och utför uppgifter baserat på historiska data.

Med AI tillkommer en intelligens som innebär att systemet själv kan analysera stora mängder data och till exempel göra prediktiva analyser eller föreslå prisoptimering av dina produkter. Med hjälp av AI kommer du också att kunna analysera och övervaka risker, och i större mån undvika bedrägerier. Om ditt nuvarande affärssystem inte har AI integrerat finns en stor risk att du helt enkelt hamnar efter dina konkurrenter.

Läs mer: Så ger AI-tekniken ekonomerna superkrafter.

3. Du fattar beslut baserat på felaktig eller inaktuell data

Ett av affärssystemets viktigaste syften är att ge information som behövs för att fatta kloka beslut. Ekonomisk insikt är en färskvara, och felaktiga underlag kan vara direkt skadliga för din verksamhet. Om du tar beslut på gamla eller ofullständiga data är risken stor att också de beslut som tas är föråldrade eller felaktiga.

Ditt affärssystem bör snabbt kunna ge dig svar kring till exempel aktuell likviditetsstatus, budget vs prognos eller lagersaldo. Ju mer data från dina övriga system som automatiskt integreras, desto bättre beslutsunderlag kan du få.

Utan precis och uppdaterad data blir det också svårare att leverera korrekt finansiell rapportering, något som kan innebära problem med regulatoriska myndigheter, investerare och andra intressenter.

Läs mer: 3 sätt redovisningskonsulten kan hjälpa dig att fatta bättre beslut.

4. Bristande säkerhet utsätter dig för risker

Ditt affärssystem innehåller stora mängder känslig information om både kunder, anställda, avtal och ekonomiska data. Med ett föråldrat system eller mjukvara ökar risken för både dataförluster och att data kommer på avvägar.

Men en seriös systemleverantör ska du idag kunna känna dig trygg med att backup sker, att informationen är krypterad och att servrar är säkert placerade. Regelbundna uppdateringar är också en central åtgärd för att öka säkerheten.

Det är också viktigt att vara medveten om att de flesta säkerhetsintrång idag beror på mänskliga fel. Om du inte kan tilldela olika åtkomst och behörighet i ditt affärssystem utifrån roller och avdelningar i företaget ökar risken att information kommer på avvägar bland anställda eller kan nås av obehöriga.

Är det dags att utvärdera ditt affärssystem?

Sammanfattningsvis så är ditt affärssystem alltså en central källa till kontroll över verksamheten. Det är ett system som inte ska bytas ut lättvindigt. Däremot bör du ändå regelbundet utvärdera att du har ett affärssystem som inte bara fungerar för där ditt bolag är idag, utan också bidrar till att ta er dit ni vill vara imorgon.

Har du ett gammalt affärssystem som håller ditt företag tillbaka? Vi ger dig gärna några goda råd om hur du kan arbeta smartare. Kontakta oss för en pratstund eller boka en demo här.

Läs mer: Molnbaserade affärssystem – en framtidssäkrad lösning.