7 vanliga misstag att undvika i lönehanteringen

Att administrera löner kan vara en komplicerad uppgift. Från felaktiga utbetalningar till bristande kunskap om lagar och regler, finns det ett flertal misstag som kan snurra till det i lönehanteringen. Låt oss dyka ned i dessa vanliga fallgropar och se hur de kan undvikas.

Misstag #1: Felaktiga utbetalningar

Dubbla utbetalningar eller utbetalningar till personer som inte längre är anställda kan bli kostsamma, och det kan vara svårt att kräva återbetalning av medarbetare som inte längre jobbar kvar. Medarbetarna kan också uppleva företaget som oseriöst, och deras förtroende för dig som arbetsgivare kan ta skada.

– Nyckeln till att minimera den här typen av misstag ligger bland annat i att sätta tydliga rutiner och varje månad genomföra de kontroller och analyser som en löneperiod kräver, menar Festim Bajrami, auktoriserad lönekonsult hos VIEW Ledger.

Misstag #2: Oregelbundna löneutbetalningar

Misstag i löneberäkningen, fel i arbetsgivarens bankprocesser eller misstag i överföringen av löner till anställdas bankkonton kan leda till förseningar eller oregelbundna utbetalningar.

Det här kan skapa stress bland medarbetarna och ge intryck av instabilitet inom företaget. Enligt svensk lag ska lönen normalt betalas ut en gång per månad på en fastställd dag.

Misstag #3: Felaktig behandling av information

I den digitala tidsåldern är skyddet av löneinformation mer relevant än någonsin. Med växande risk för identitetsstöld och dataintrång, blir det allt viktigare att vi använder säkra och krypterade system för datalagring och överföring, samtidigt som vi upprätthåller strikta dataskyddspolicyer.

Misstag #4: Bristfällig kunskap om lagar och avtal

Utan tillräcklig kunskap om till exempel semesterlagen och ett eventuellt kollektivavtal finns risk att det blir fel med sådant som semesterlön och övertidsersättning eller att lönen beräknas fel, både uppåt och nedåt.

Och utan gedigen kunskap kring skattelagstiftning finns det risk att dina medarbetare betalar för mycket eller för lite i skatt. Det kan innebära bekymmer med Skatteverket för den enskilda personen, men kan också leda till böter för företaget.

Lästips: Engångsskatt på slutlön – vad gäller?

Misstag #5: Ofullständig användning av systemstöd

En förenklad regel är att ju mer manuellt arbetet är, desto större är risken för felaktigheter som beror på den mänskliga faktorn. Genom att utnyttja systemstöd minimeras risken för fel, samtidigt som arbetet blir mer effektivt.

– Ett vanligt misstag som jag ser när jag är ute och träffar kunder är att man inte använder sig av lönesystemens funktioner fullt ut. Det leder ofta till mycket manuellt arbete för att efterkonstruera rapporterna som ger tillgång till den data man är ute efter, säger Festim.

Förutom själva lönesystemet är det också en stor fördel att använda digitala verktyg för registrering av tid och frånvaro samt för reseräkningar och utlägg. När du använder ett system för reseräkningar innehåller det till exempel den kontoplan som företaget använder och du kan också vara säker på att momssatser blir korrekta. Om man dessutom betalar ut traktamenten så blir det med säkerhet rätt belopp, eftersom de oftast hämtas från Skatteverket.

Misstag #6: Missar att följa kollektivavtal

Många arbetsplatser i Sverige har kollektivavtal, som innehåller specifika regler om sådant som lön, arbetstider, semester och sjuklön. Om reglerna inte följs kan det leda till allvarliga konsekvenser, inklusive straff och rättsliga tvister.

Misstag #7: Felaktig hantering av sjuklön

Felaktigheter i sjuklöneutbetalningar kan bero på missförstånd kring karensdagen, felaktig beräkning av sjuklön, brist på uppföljning, ofullständig dokumentation och missförstånd kring regler. Det leder till merjobb och extra administration, men kan också orsaka besvär för medarbetaren som drabbas.

Så undviker du misstag i lönehanteringen

Lönehantering kan alltså vara komplext, och det gäller att ha koll på både interna processer, lagstiftning och regelverk. För att undvika misstag bör du:

• Ha tydliga rutiner dokumenterade och implementerade
• Avsätta tid och resurser för att hålla er uppdaterade på lagar och regler
• Ta hjälp av digitala verktyg för att minska risken för manuella fel

Ett annat sätt att slippa oroa dig över misstag i lönehanteringen är att ta hjälp av en professionell leverantör av lönetjänster. Genom att ta hjälp med lönerna blir din verksamhet också mindre sårbar för individberoende och arbetstoppar, och du kan vara säker på att medarbetarna alltid får rätt lön i rätt tid.

Läs mer om hur vi kan hjälpa dig med lönehanteringen, eller kontakta oss direkt för ett samtal.

Läs mer om lön och HR

Vad är lönekartläggning och varför ska du göra en?

6 tips för bättre HR-processer

7 vanliga frågor om semester