Kan vi använda oss av generativ AI genom Microsofts AI-assistent Copilot?

Den 1 november släppte Microsoft sin nya tjänst Microsoft 365 Copilot. Den bygger i hög grad på ChatGPT från Open AI, som Microsoft har varit med och utvecklat. Copilot beskrivs som en avancerad AI-assistent som är en del av Microsoft 365-ekosystemet (tidigare Office-paketet). Den kan användas för att ge användarna kontextuell support och hjälp i realtid i olika Microsoft-applikationer som Word, Excel, Outlook och Teams.

Copilot kan till exempel föreslå mötestider och organisera filer, men kanske framförallt hjälpa till med dataanalys och främja samarbete mellan användare. Det är en mångsidig verktygslåda som förbättrar produktiviteten och gör det enklare att använda Microsoft 365 i din yrkesroll. Oavsett roll kan användare dra nytta av dess kraftfulla funktioner för att optimera arbetsflöden och spara tid.

Så här långt låter ju allt toppen, men vi bad Andreas Ekman, Sales Manager IT på VIEW Group Sverige att nyansera Microsofts säljpitch och belysa några utmaningar som företagen står inför vid implementationen av Copilot.

– Copilot är ett riktigt kraftfullt verktyg som vi ser kommer att göra stor nytta inom många organisationer. Men att bara implementera Copilot utan eftertanke kan vara riskfyllt. Några fallgropar som behöver undvikas är:

1. Sekretess och datasäkerhet

– Eftersom Copilot analyserar dina data och aktiviteter är det viktigt att se till att organisationen har lämpliga sekretess- och säkerhetsåtgärder på plats för att skydda känslig information. Se över behörigheter och strukturera ert data.

2. Analys av ROI

– Priset för Copilot är satt till 30 dollar per användare för Microsoft 365-abonnemang med E3- eller E5-företagslicenser idag. När man analyserar ROI bör man även inkludera kostnaden för projekt och utbildning.

3. Utbildning av användarna

– Copilot är så mycket mer än bara ett verktyg för att snygga till ett Word-dokument eller hitta en ledig mötestid. Att få användarna att förstå kraften i generativ AI och hur detta kan användas för att verkligen låsa upp de effektiviserande effekterna kan vara nog så utmanande.

Så hur kan vi börja implementera Copilot?

Andreas tycker att man bör börja med att utvärdera tjänsten i en mindre skala:

– Börja med att sätta ihop en liten grupp som får i uppdrag att sätta målen för projektet. Se till att involvera samtliga områden inom företaget då det kan vara svårt på förhand att få med alla aspekter av hur och var effektiviseringar kan göras. Hitta de “lågt hängande frukterna” och sätt mål för hur ni skulle vilja att era flöden och processer såg ut.

– Glöm inte att se över rättigheter och behörigheter då det kan visa sig att många fler har tillgång till data som de inte ska ha. Microsoft har tagit fram verktyg som kan hjälpa till med detta, till exempel Purview Data Protection-verktyget för datastyrning och möjligheten att kategorisera data i SharePoint. Men främst vill jag uppmuntra till att inte låsa sig till gamla begränsningar och istället tänka nytt – hur vill vi att det ska fungera?

Vill du veta mer om hur ditt företag kan använda Copilot?

Kontakta Andreas på andreas.ekman@viewgroup.se.