Molnbaserade affärssystem – en framtidssäkrad lösning

Som CFO eller företagsledare är du alltid på jakt efter sätt att optimera företagets verksamhetsprocesser och samtidigt minimera kostnaderna. Något som kan underlätta för att uppnå det är att använda ett så kallat molnbaserat eller webbaserat affärssystem. I den här artikeln får du veta hur molnbaserade affärssystem fungerar, vilka fördelar de erbjuder och hur de kan hjälpa dig att ta din verksamhet till nästa nivå.

Klicka på en rubrik i innehållsförteckningen om du vill komma direkt till ett visst avsnitt.

Vad är molnbaserade affärssystem?

Kortfattat förklarat är ett molnbaserat eller webbaserat affärssystem en programvara som levereras som en molntjänst, i stället för att installeras lokalt på en dator eller server. Med ett molnbaserat affärssystem behöver du inte investera i dyra servrar eller betala höga uppgraderings- och licenskostnader för att uppdatera till den senaste versionen.

Många molnbaserade affärssystem kan stötta och hantera verksamhetsprocesser inom flera områden som:

• Ekonomi
• Redovisning
• Bokföring
• Fakturering
• Projekthantering
• Tidrapportering
• Löneadministration
• Lagerhantering

Systemen är ofta lättanvända och kräver ingen stor teknisk kunskap för att komma i gång.

Fördelar med molnbaserade affärssystem

Det finns flera fördelar med att använda molnbaserade affärssystem. Här listar vi några av dem.

Lägre kostnader

Molntjänster är enkla och kostnadseffektiva att implementera, drifta och förvalta. Ni betalar också bara för de funktioner och tjänster ni använder. Genom att byta till ett molnbaserat affärssystem kan ni alltså spara in pengar på servrar, underhåll, energi och ett mer slimmat system. Och när du minskar onödiga kostnader för ditt företag kan du investera i andra, värdeskapande funktioner och aktiviteter.

Skalbarhet

En av de största fördelarna med molnbaserade affärssystem är att de är skalbara – lösningarna kan enkelt skalas upp eller ner för att anpassas efter ditt företags behov och tillväxt. Du kan till exempel lägga till nya funktioner och moduler allt eftersom behovet förändras utan att störa pågående verksamhet. Du behöver heller inte oroa dig över drift och förvaltning av systemet när ni växer och behöver kunna hantera större datamängder.

Tillgänglighet

Molnbaserade affärssystem går att komma åt var som helst och när som helst. Eftersom all information lagras i molnet är den alltid tillgänglig, så länge du har en internetuppkoppling. Det gör det möjligt för dig och dina medarbetare att arbeta på distans eller när ni reser, och ni behöver då inte tappa i effektivitet och produktivitet. Dessutom behöver du inte oroa dig för datalagring eller backup, eftersom allt sker automatiskt i molnet.

Säkerhet

Molnbaserade affärssystem är som regel mycket säkra. Med trygg datalagring i molnet minskar risken för dataintrång och förlust av kritisk information. Eftersom du alltid har den senaste versionen av systemet kan du också vara trygg med att alla säkerhetsfunktioner är aktuella och uppdaterade för att skydda företagets data från potentiella hot.

Uppdateringar

Med ett webbaserat system behöver du inte tänka på kostsamma och tidskrävande uppgraderingar. Eftersom uppdateringar görs automatiskt av leverantören har du alltid tillgång till den senaste programvaran och tekniken. Det innebär också att ditt företag har bättre förutsättningar att vara konkurrenskraftigt på marknaden.

Möjlighet till anpassningar

Molnbaserade affärssystem kan enkelt anpassas för att möta ditt företags specifika krav och förändringar i branschen. Dessutom kan de integreras med andra verksamhetssystem för att skapa smidiga och effektiva företagsprocess.

Automatisering

Molnbaserade affärssystem har ofta inbyggda automatiseringsfunktioner som minskar manuellt arbete. Det innebär att du kan automatisera uppgifter som tidigare tog tid och resurser. På så sätt sparar ni både tid och pengar, och du och dina medarbetare fokusera mer på viktiga strategiska och värdeskapande uppgifter.

Läs mer: 5 processer du bör automatisera i din redovisning

Hur molnbaserade affärssystem kan lyfta din verksamhet

Genom att integrera och samla data och processer från olika delar av verksamheten kan molnbaserade affärssystem effektivisera ditt arbete och hjälpa dig att fatta bättre affärsbeslut. Här är några exempel.

Alltid uppdaterade och relevanta siffror

Med ett molnbaserat ekonomisystem har du alltid tillgång till aktuell och relevant data och kan fatta beslut baserat på fakta och inte på antaganden eller tidigare erfarenheter. Du får större möjlighet att snabbt analysera data och identifiera trender och mönster, och får underlag för att förutse framtida utmaningar och möjligheter.

Insikt och överblick

Genom att ha all data på en och samma plattform får du också en överblick över hur olika delar av verksamheten påverkar varandra. På så sätt får du och ledningen bra förutsättningar att fatta beslut som gynnar hela företaget istället för att bara fokusera på en del av verksamheten.

Relevanta och tydliga rapporter

Med ett molnbaserat system har du inte bara bra överblick, utan kan också enkelt få fram relevanta och tydliga rapporter och analyser. Det gör att du alltid har underlag för att fatta rätt beslut i rätt tid.

Effektivisera ekonomihanteringen

Genom att integrera fakturering, betalningar, kontoavstämning och bokföring i samma system kan ni snabbt och enkelt hantera alla era finansiella transaktioner.

Molnbaserade affärssystem kan också automatisera bokföring, fakturering, betalningar och andra ekonomiska processer. Det sparar ytterligare tid och minskar risken för fel och misstag.

Läs mer: 5 tips för en effektiv ekonomiavdelning

Välja rätt molnbaserat affärssystem

Att välja affärssystem är en kritisk uppgift för alla företag. För CFO:er, ekonomichefer och vd:ar är det extra viktigt att ha en lösning som är kostnadseffektiv, skalbar och säker. Några saker ni bör ha i åtanke när ni väljer bland olika molnbaserade affärssystem är:

• Funktioner: Se till att det system ni väljer är tillräckligt kraftfullt och har de funktioner ni behöver för att arbeta effektivt.
• Användarvänlighet: Systemet bör vara enkelt att använda och förstå för alla som ska använda det, oavsett vilka tekniska kunskaper de har.
• Integrationer: Det är viktigt att systemet kan integreras med andra verksamhetskritiska system.
• Pris: Jämför priser och abonnemangsmodeller för att hitta det bästa värdet för ert företag.
• Support och service: Säkerställ att den leverantör ni väljer erbjuder kompetent support och den servicenivå ni vill ha.

Implementera det molnbaserade affärssystemet i din verksamhet

För att implementeringen av ett nytt affärssystem ska bli så smidig och lyckad som möjligt finns det flera viktiga saker att tänka på. Här är några av dem.

Ta hjälp av systemleverantören

När du jämför olika leverantörer av molnbaserade affärssystem bör du undersöka hur stor vana de har av implementationer och om de har integrationskonsulter som kan hjälpa er med integrationer mellan affärssystemet och andra system. Med en erfaren leverantör drar du nytta av best practice och undviker fallgropar.

Utbilda personalen

För att implementeringen ska bli framgångsrik bör du se till att alla som ska jobba i systemet får utbildning i hur man använder det och förstår fördelarna med att använda det. Din systemleverantör bör kunna hjälpa till med både introduktioner och löpande utbildningsinsatser.

Övervaka och justera

Efter implementeringen är det viktigt att du håller koll på effektiviteten och ser till att genomföra nödvändiga justeringar för att säkerställa att ditt företag får ut det mesta av systemet. Även här kan du ta systemleverantören till hjälp – de bör ha full koll på hur du utnyttjar alla funktioner bäst.

Läs mer: 7 saker att tänka på när du ska byta ekonomisystem

Sammanfattande råd

Molnbaserade affärssystem är en kraftfull och kostnadseffektiv lösning för företag som vill förbättra sina processer och öka effektiviteten i organisationen. Genom att implementera rätt systemlösning kan du och ditt företag optimera era verksamhetsprocesser, minska kostnader och på så sätt skapa en mer konkurrenskraftig verksamhet.

För att dra nytta av alla fördelar är det viktigt att noggrant välja det bästa molnbaserade affärssystemet för ditt företag, utbilda personalen och optimera processerna så att ni utnyttjar all funktionalitet.

Att investera i molnbaserade affärssystem är ett smart steg för företagsledare som vill säkerställa att deras organisation är redo att möta framtidens utmaningar och anpassa sig till en alltmer digital värld. Det blir alltmer kritiskt för alla företag att vara effektiva, innovativa och konkurrenskraftiga på marknaden för att nå framgång, och molnbaserade affärssystem kan vara ett centralt verktyg för att uppnå det.

Vill du veta mer om molnbaserade affärssystem?

Vi på VIEW Group brinner för att hjälpa företag att få full koll på ekonomin och en smidigare arbetsvardag. Vi har lång erfarenhet av att hjälpa ekonomichefer, IT-chefer och ledningsgrupper att välja rätt system och implementera det på bästa sätt.

Vi är partner till de molnbaserade affärssystemen Xledger och Fortnox och erbjuder också ett brett utbud av tjänster inom ekonomi och kvalificerad ekonomisk rådgivning. Kontakta oss och berätta vilka behov ditt företag har, så tar vi fram förslag på en lösning som passar er.