5 tips för en effektiv ekonomiavdelning

Vill du också ha mer tid över till strategiskt och värdeskapande arbete? Önskar du att arbetet på ekonomiavdelningen kunde bli mer effektivt? I den här artikeln får du våra fem bästa tips för en effektiv ekonomiavdelning.

En effektiv ekonomiavdelning ger konkurrensfördelar

Inom en ekonomifunktion är det många olika uppgifter som ska utföras. Allt från att sköta redovisningen i enlighet med regler och lagar, till mer komplext, strategiskt arbete med budget, analyser och rapportering.

Vi träffar ofta ekonomichefer som säger att de önskar att de hade en mer effektiv ekonomiavdelning – särskilt när det gäller de dagliga arbetsuppgifterna, så att de kunde frigöra mer tid för just för det strategiska och värdeskapande arbetet för företaget.

Inte så överraskande visade PWC:s branschundersökning Future Finance Function 2018 att företag som fokuserar på digitalisering och ny teknik också är de mest effektiva. Undersökningen visar inte bara att man sparar pengar, utan också att kvaliteten förbättras, produktiviteten ökar och affärsinsikter blir mer exakta.

Det finns med andra ord ingen anledning att vänta med att se över hur du kan effektivisera din ekonomifunktion. Men vad är då våra bästa tips?

1. Minska manuella arbetsprocesser

Vår erfarenhet är att ekonomiavdelningar i företag ofta sitter med många manuella arbetsprocesser och uppgifter. Det handlar många gånger om att man lägger mycket av arbetstiden på att utföra ett flertal mindre och relativt enkla uppgifter. Det är jobb som definitivt behöver göras, men ju fler uppgifter som kräver manuell hantering, desto högre blir också arbetsbördan om transaktionerna ökar.

Om du vill lyckas med en effektiv ekonomiavdelning är det viktigt att satsa på det som kan minska omfattningen av manuella arbetsuppgifter och processer.

Ta hjälp av tekniken

Det finns affärssystem och ekonomisystem som inte bara automatiserar enskilda uppgifter utan även standardiserar en större del av själva arbetsflödet i ekonomifunktionen. Med ett bra systemstöd kommer effektiviteten alltså att öka i flera steg.

Användandet av teknik och automatiserade arbetsuppgifter innebär inte att ekonomifunktionen kommer att försvinna. Det ger dig snarare en möjlighet att fokusera och fördela din expertis på ett annat sätt. De monotona och tidskrävande uppgifterna kan minskas och du kan lägga mer tid på arbetsuppgifter där din kompetens kommer till större nytta.

Manuella arbetsprocesser är inte bara tidskrävande, utan också en vanlig källa till fel och misstag. Minskat manuellt arbete med hjälp av automatiserade system kommer alltså inte bara att spara tid, utan även öka kvaliteten. Ni sparar då ytterligare tid på färre felsökningar och rättningar.

Standardiserad systemuppsättning

Många organisationer faller i fällan att vilja anpassa sitt ekonomisystem utifrån sina befintliga processer, i stället för att se över hur de invanda rutinerna och processerna kan utvecklas. Glöm inte bort att moderna systemlösningar är utvecklade utifrån best practice från många kunder och branscher.

Därför har du mycket att vinna på att ta hjälp av din systemleverantör för att anpassa dina befintliga arbetsprocesser till det system du väljer, snarare än att tvinga lösningen att kopiera era befintliga processer.

Skräddarsydda lösningar anpassade efter just era processer kan skapa utmaningar när ni behöver genomföra förändringar eller uppgraderingar. Det kan både innebära ökade kostnader och inte sällan även frustrerade användare.

Robotic Process Automation

Utöver den funktionalitet som finns och ständigt utvecklas i moderna ekonomisystem finns det även andra sätt att effektivisera arbetsuppgifter på ekonomiavdelningen. Idag växer RPA (Robotic Process Automation) starkt. Enkelt förklarat är det ett sätt att automatisera manuella processer genom att låta en programvara utföra rutinmässiga uppgifter som idag utförs av människor.

Det kan handla om att utföra uppgifter där flera olika system är inblandade eller att kopiera eller flytta data från ett system till ett annat. Till exempel inköp och beställningsarbeten eller hantering av bokföringsrelaterade uppgifter som momsavstämningar eller godkännande av reseräkningar.

Fundera på vilka uppgifter hos er som inte kräver specifika mänskliga egenskaper och är återkommande med hög volym. Där kan ni spara mycket tid på att använda RPA-teknik.

2. Samordna ekonomi- och affärsprocesserna

För att redovisningen ska bli korrekt och fullständig är det flera uppgifter och processer som behöver samordnas. Om ditt företag har flera affärskritiska system som inte pratar med varandra är risken stor att effektiviteten bromsas. Många moderna, molnbaserade ERP- och ekonomisystem har idag integrerade moduler som stödjer flera verksamhetsprocesser för en effektiv ekonomiavdelning.

De flesta moderna system underlättar även ett flexibelt dataflöde från och till andra viktiga system. På så sätt kan du samordna fler affärsprocesser och spara tid. Dessutom blir informationen mer relevant och aktuell, och kommer att hålla högre kvalitet.

Spara tid på de ekonomiska processerna

Det finns mycket tid att spara på effektiva ekonomiska processer varje månad. Om du till exempel bokför i ett annat system än där du administrerar lönerna går du miste om möjligheter som automatisk bokföring och automatisk löneutbetalning. Och utan bankintegration i ditt ekonomisystem förlorar du tid på att gå in på internetbanken för att skicka betalningar.

Dataflöden mellan system

I vissa fall kan det vara svårt att hitta ett system som täcker precis alla ekonomiska processer i verksamheten. I vissa verksamheter finns behov av väldigt bransch- eller företagsspecifika system, till exempel för tidregistrering, inköp, beställningar eller fakturering. Men genom att förbättra dataflöden mellan de olika system du använder finns mycket tid att spara.

Därför bör du se till att använda ett affärssystem eller ekonomisystem som har välutvecklade och öppna API:er, för att du enkelt ska kunna koppla ihop det med era andra system. Med integrationslösningar kan informationsflödet förbättras radikalt, och du kan avsevärt effektivisera arbetsvardagen på ekonomiavdelningen.

Med integrationer minskar också risken för mänskliga misstag. Ett konkret exempel är tidrapportering med manuell överföring till ekonomisystemet, istället för automatiska flöden.

Med flera funktioner samlade i ett system – eller bra dataflöde mellan relaterade system – kan du också löpande hålla alla siffror uppdaterade. På så sätt får du kontinuerligt aktuella data och en god översikt över din verksamhet.

Akta dig däremot för frestelsen att skapa alltför många och komplicerade integrationer. Det kan bli både kostsamt och stressigt att underhålla. Därför rekommenderar vi att ha så slimmade integrationer som möjligt, och hellre hitta system som kan hantera flera av era affärsprocesser.

3. Enklare och mer exakt rapportering

Ekonomiavdelningen sitter på mycket värdefull information om statusen för företagets ekonomi och verksamhet. Den här informationen ska ofta struktureras och rapporteras vidare till ledningsgruppen och styrelsen som kan omsätta den till mål och planer för verksamheten.

Rapportering är en viktig uppgift och själva arbetet med att samla in data och sammanfatta rapporter kan vara tidskrävande utan rätt verktyg.

Moderna molnbaserade affärssystem och ekonomisystem erbjuder goda möjligheter till både standardiserade och skräddarsydda rapporter. Du bör också kunna sammanställa informationen så att den blir enkel att ta till sig.

Om det ekonomisystem du använder idag inte har en tillräckligt bra rapporteringslösning finns det lösningar med effektiva analys- och budgeteringsverktyg som kan kopplas till ditt system.

Om rapporteringen blir enklare och mer exakt blir den ekonomiska hanteringen också det. Den tid du sparar på rapporteringsarbetet kan användas för att istället analysera siffrorna djupare.

4. Tillgång till rätt kompetens

Oavsett vilka systemlösningar du har på plats är rätt kompetens en nyckel för en effektiv ekonomiavdelning. Olika arbetsuppgifter kräver olika nivåer av kompetens. För analysarbete behöver man till exempel ofta mer djupgående kompetens och kanske mer erfarenhet än vad man behöver för löpande uppgifter som fakturering. Gemensamt för båda är att de är viktiga för företaget och måste göras.

Vissa arbetsuppgifter på ekonomiavdelningen kan kräva specialkompetens. Bedriver du till exempel verksamhet utomlands är det viktigt att ha god kompetens inom det lokala regelverket. Och om du vill använda RPA-teknik är kunskap om hur mjukvaran bäst ska användas och optimeras en viktig förutsättning för att dra nytta av tekniken fullt ut.

Bygg teamet med rätt strategi

Som ansvarig för ekonomiavdelningen behöver du tänka på den totala kompetensen i ditt team för att säkerställa både bredd och djup – både här och nu och på längre sikt. Du bör också ha i åtanke vilka uppgifter som är utvecklande och givande för dina medarbetare, och vad de inte uppskattar att lägga för mycket av sin tid på.

Vilka uppgifter kan förbättras med teknik och vilka uppgifter borde du ha ännu mer tid till att göra mer av? Involvera gärna dina anställda för att hitta svar på dessa frågor. Kom ihåg: Motiverade och engagerade medarbetare är lönsamma!

Ett väl sammansatt team ska säkerställa effektivitet och minska sårbarheten vid till exempel sjukdom och frånvaro. Ett sätt är att stimulera kunskaps- och erfarenhetsutbyte mellan medarbetarna. Ett annat sätt att öka effektiviteten och minska individberoende i arbetsuppgifterna är att utnyttja automatiserade processer och RPA-teknik, och att ta hjälp av en extern partner.

Läs mer: Hur lyckas man i rollen som CFO?

5. Undersök möjligheterna till avlastning

Det kan finnas mycket att vinna på att lägga ut uppgifter på externa aktörer, som ofta har bättre resurser för att utföra arbetet mer effektivt. Flera av de aktörer som har leverans av redovisnings- och ekonomiprocesser som sin kärnverksamhet har lång erfarenhet av att effektivisera och avlasta ekonomifunktioner för olika slags verksamheter.

Därför kan det vara klokt att titta på vilka möjligheter som finns i att outsourca hela eller delar av redovisnings- och lönearbetet. Med en flexibel arbetsfördelning kommer du att kunna välja vilka arbetsuppgifter du vill ha hjälp med och vilka uppgifter du vill att ekonomiavdelningen ska sköta internt.

Förutom att ha tillgång till en mångsidig och uppdaterad kompetens kommer en framtidsinriktad och seriös leverantör ge dig god input och väl beprövade verktyg och metoder för att arbeta smartare.

Vill du ha hjälp till en mer effektiv ekonomiavdelning?

Vi på VIEW brinner för att hjälpa företag att effektivera sin ekonomifunktion och få bättre kontroll på siffrorna. Vi levererar både kraftfulla systemlösningar, kostnadseffektiva ekonomitjänster och flexibel lönehantering.

Hör av dig, så pratar vi gärna mer om vad som passar ditt företag bäst.