De 7 vanligaste misstagen när du budgeterar

Alla företag måste planera för framtiden på ett eller annat sätt. Ett av de bästa sätten att göra det är att använda budgetar. Budgetarbetet kan dock uppfattas som utmanande, tidskrävande och ibland till och med som bortkastad tid. Slipp det genom att undvika de här sju vanliga misstagen när du budgeterar.

1. Du kommer igång för sent

Oavsett om du driver ett litet eller ett stort företag måste du avsätta tid för att planera och göra nästa års budget. När du budgeterar bör det handla om mer än bara en redovisning av intäkter och kostnader. Använd budgeten som ett verktyg för att analysera vilka möjligheter som finns för verksamheten inom en snar framtid, och vilka risker som kan finnas för ditt företag.

I en hektisk tillvaro där fokus ligger på dagens aktiviteter kan det vara lätt att skjuta upp budgetarbetet eller underskatta tiden du bör lägga på budgetering. Därför är det viktigt att du prioriterar och avsätter tillräckligt med tid för de bedömningar som måste göras.

Om du startar processen för sent när du ska budgetera kan du hamna i en situation där du tar förhastade beslut. Risken är också att du planerar på fel underlag och i värsta fall får en budget som är svårmotiverad för organisationen. Därför är det viktigt att ha god kontroll under planeringsfasen så att kvaliteten på budgetarbetet inte äventyras.

2. Det blir bara en förlängning från förra året

Arbetet med budgetprocessen är en viktig del av företagets strategiarbete, så det bör också återspegla företagets övergripande planer och mål för framtiden. Men det är inte alls ovanligt att nästa års budget bara är en förlängning av förra året, med justering utifrån branschens konsumentprisindex. Det är visserligen det enklaste sättet, men långt ifrån den bästa lösningen.

När du budgeterar bör du titta på nästa års budgetarbete som en möjlighet att lyfta blicken, titta framåt och tänka om igen.

Vilka ambitioner och mål har företaget för de kommande åren och hur kan du planera för budgetaktiviteter som bygger på dessa?

Det kan handla om att budgetera för investeringar i nya produkter eller på nya marknader. Men också att budgetera för behovet av att rekrytera ny kompetens eller investera i nya anläggningstillgångar. Använd tiden för budgetarbetet för att granska och diskutera olika scenarier som påverkar företagets framtid.

En budget har inget värde om den inte kan användas för något. Därför måste företagets strategi bidra till att fastställa ramverket för budgeten. I slutändan kommer budgeten att hjälpa till att styra verksamheten i rätt riktning – mot ökad lönsamhet, effektiv drift och god likviditet. Därför bör du se till att budgeten är väl genomtänkt och inte bara något du måste ha på plats för styrelsen eller aktieägarna.

3. Du gör det för svårt

Att göra planer och sätta mål är något de flesta företagare är vana vid. Ändå är det många som tycker att det är krångligt att göra det under budgetarbetet. Vi hör ofta att budgetprocessen uppfattas som tidskrävande och komplex, och får ofta frågan om hur det arbetet kan förenklas.

Använd alla tillgängliga resurser när du budgeterar

Först och främst bör du se till att använda bra verktyg när du budgeterar, för att hjälpa till med planering och implementering. Du kommer ha stor nytta av att använda annat stöd än bara ett kalkylprogram som Excel.

Moderna ekonomisystem har ofta smarta budgetmoduler där du kan skapa och även löpande följa upp din budget. Det finns också fristående budgetverktyg som du kan använda. Bra verktyg och systemstöd innehåller väl beprövade budgetmallar, färdiga rapportmallar och uppställningar av detaljerade frågor mot förra årets budget.

Se också till att du kan ta fram uppdaterade underlag ur ditt ekonomisystem. Ju mer aktuell och korrekt information som kan dras ut från räkenskaperna, desto bättre underlag har du för att ta beslut för nästa års budget.

Ha inte med för mycket detaljer i budgeten

Att ha för hög detaljnivå när du budgeterar är en av de vanligaste orsakerna till att processen känns tidskrävande och tung. Om du fokuserar på många detaljer är det lätt att tappa helhetsbilden. Fokuserar du däremot för mycket på bara den övergripande bilden finns det risk för att förbise detaljer som kan ge stora följder. Därför måste du försöka hitta en gyllene medelväg.

Försök att komma fram till vilka bedömningar du behöver göra på detaljnivå och vilka saker du kan överväga tillsammans. Istället för att se allt på en detaljerad nivå kan det vara bra att göra allmänna beräkningar om var företaget ska vara, exempelvis när det gäller varor eller lönekostnader baserat på omsättning.

Till exempel kanske du upptäcker att kostnaden för varor bör vara cirka 40% av din omsättning för att hålla din budget. Det kan definieras baserat på total omsättning och kommer att vara ett nyckeltal för företaget.

Ofta är det viktiga mätparametrar att fastställa bra KPI:er för att definiera om den övergripande bilden är i linje med de finansiella målen som har definierats.

Vissa poster är lättare än andra att periodisera eftersom de är mer förutsägbara över tid. Det gäller till exempel löner, hyra och andra driftskostnader. Tänk därför på vilka artiklar som är relevanta för att du får rätt period och gör en allmän bedömning av periodiseringen av de poster du är mer osäker på. Det kan spara mycket tid när du budgeterar.

Det är också bra att komma ihåg att stark styrning på detaljnivå snabbt kan bli konkurrenshämmande och omotiverande för de anställda. Det är viktigt att ha utrymme att agera på förändringar i omgivningen – det kan vara avgörande för ett företags överlevnad. En budget är ett verktyg för att fördela de resurser som finns tillgängliga för företaget, inte fasta siffror för framtiden.

4. Du involverar inte rätt personer

En budget omfattar hela företaget, så du bör ta hänsyn till hela organisationen. Ett vanligt misstag är att nyckelpersoner som påverkas av budgetarna inte är involverade i processen och saknar ägarskap över mål och budgetsiffror. De som ska leda arbetet med att skapa resultat bör hjälpa till att utveckla målen, inte bara få dem presenterade för sig.

Om du involverar dina nyckelpersoner genom hela processen när du budgeterar kommer de också att ha möjlighet att klargöra och kommunicera sina utmaningar och problem. Det kommer att ge dig användbar input om hur saker kan förbättras eller göras annorlunda – för ett bättre resultat.

För att säkerställa att det finns en gemensam förståelse för vad företaget vill ha för framtiden bör företagets strategier och mål kommuniceras och delas av alla i organisationen. Chefer och ledare i företaget måste förstå målen själva, men också kunna förklara dem och motivera hela teamet att arbeta mot dem. Att involvera dem i processen handlar därför mycket om att ge förutsättningar för bra kommunikation mellan medarbetare och chefer.

5. Du är för optimistisk när det gäller intäkter

De flesta tror såklart starkt på sina egna produkter och tjänster, och tänker inte alltid tillräckligt kritiskt. Därför är det viktigt att du är realistisk och inte för optimistisk när du budgeterar intäkter. Du bör noga överväga vad som är möjligt att leverera på intäktssidan med tanke på kapaciteten företaget har och potentialen på marknaden.

Titta på de faktiska försäljningssiffrorna från förra året och gör prognoser för att bedöma och förutsäga företagets potential. Genom att ha en detaljerad översikt över täckningsbidraget kan du se vilka varor och tjänster du tjänar mest pengar på för att sedan bedöma lönsamheten och definiera ytterligare investeringar.

Det kan också vara användbart att göra en analys av din egen position på marknaden innan försäljningssiffrorna fastställs. Jämför ditt företag med andra företag i din bransch. Vad gör de mest framgångsrika företagen? Har du högre varukostnader än dina konkurrenter? Kan du höja dina priser? Den sortens frågor kan vara till hjälp när du ska budgetera nästa års intäkter.

6. Du utvärderar inte längs vägen

Det är svårt att förutsäga framtiden och att skapa en budget som återspeglar verkligheten. När förutsättningar och planer förändras måste du därför utvärdera och anpassa löpande. En bra budget måste vara ett levande arbetsdokument, inte bara en rutin du går igenom en gång om året.

Avsätt tid varje månad för att granska din budget för att se hur det går med företaget. Är intäkterna i linje med vad vi förväntade oss? Finns det större utgiftsposter du måste ta hänsyn till? Om du ser en trend som avviker från din budget måste du anpassa dig för att göra de närmaste månaderna mer exakta.

Det kan vara användbart att använda prognoser och genomföra effektiva avvikelseanalyser på vägen, för att justera och snabbt initiera åtgärder när målen inte uppnås. Om en budget ska betraktas som ett aktivt förvaltningsverktyg för företaget är uppföljnings- och utvärderingsaspekten avgörande.

7. Du väntar för länge med att ta hjälp

Budgeteringen är ett av de absolut viktigaste verktygen för att få en översikt över företagets ekonomiska framtid. Budgeten fungerar också som ett underlag för att se var du behöver genomföra åtgärder – behöver du till exempel dra ner på kostnaderna inom något område eller öka intäkterna? Arbetet du gör med att budgetera i år kan ha stor påverkan på hur resultatet blir nästa år.

Om du inte har tid, kunskap eller resurser internt för att budgetera bör du därför överväga att ta hjälp. Våra redovisningskonsulter har lång erfarenhet av att ta fram olika slags budgetar för företag i olika storlekar och branscher. Kontakta oss för ett förutsättningslöst samtal så tar vi fram ett förslag på hur vi kan hjälpa dig.

Läs mer: Behöver du hjälp med budgeteringen?