Vad är viktigt att tänka på när du ska göra en budget för ditt företag?

Vi går nu in i en period där de flesta företag gör budgetarbete för nästa år. En del arbetar för att skapa en bild av hur intäktsutvecklingen kommer att vara framöver, medan andra koncentrerar sig mest på kostnadsbilden. Vilka analyser kan göras för att skapa bästa möjliga grund? Och hur mycket tid ska du egentligen lägga på att göra en budget för ditt företag?

Är budgeten verksamhetens GPS?

Din budget är ett av de viktigaste ekonomiska förvaltningsverktygen du har för ditt företag. Arbetet med nästa års budget och de bedömningar du gör nu är viktiga för att lägga grunden för goda resultat. Budgetar och prognoser hjälper till att styra företaget i rätt riktning – mot ökad lönsamhet och god likviditet.

Att ha en god översikt över företagets framtida ekonomiska situation är avgörande för att du ska kunna anpassa eller initiera åtgärder för att din verksamhet ska bli så effektiva och intäktsgenererande som möjligt.

Frågor att ställa dig när du ska göra en budget:

• Har vi budgeterat budgeten så att villkoren för nästa år är så korrekta som möjligt?
• Finns det någon osäkerhet kring inkomstbasen?
• Vilka driftsintäkter kan förväntas från egna resurser eller utvecklingen i branschen/marknaden?
• Är det möjligt att genomföra åtgärder för att minska kostnaderna?
• Återspeglar lönekostnader företagets aktivitet och den allmänna löneutvecklingen i samhället?

När du ställer dig själv dessa frågor går du också igenom olika scenarier så att du kan ställa in riktningen för nästa år. En budget är inte ett facit, så att kunna utföra effektiva variansanalyser och prognoser på vägen är också en del av jobbet.

Planeringsprocessen när du ska göra en budget

En viktig del av planeringsprocessen när du ska göra en budget är att sätta konkreta och operativa mål och planer för företagets verksamhet. Har du en översikt över de planerade aktiviteterna framöver? Har du tagit hänsyn till framtida investeringar, nya lån eller något nytt kapital? Om företagets likviditet är ansträngd måste du titta på möjligheten till kortare kredittid till kunder, betalningsutsättningar eller skjuta upp planerade investeringar.

Engagera gärna medarbetare och chefer i processen, eftersom de arbetar mot samma mål i företaget. Och granska din tidigare budget med kritiska ögon – låt inte processen bara vara en fortsättning från tidigare år. Det kan då vara svårt att se förändringar i trender och snöa in sig i gamla data.

Kortsiktig eller långsiktig strategi?

Ibland kan det att vara rätt att tänka långsiktigt för att få en bättre helhetsbild av verksamheten. Det kan handla om att göra en budget som gäller längre än 12 månader. Kanske bör du till exempel sätta en strategi för de kommande två åren?

I andra fall, till exempel om ditt företag upplever snabb tillväxt, kan det vara smartare att tänka kortsiktigt. Det kan vara mer meningsfullt att arbeta med prognoser för kortare perioder, som månadsvis, kvartalsvis eller halvårsvis. Kanske är det bäst att arbeta med en ren kostnadsbudget?

Vad bör du undvika när du ska göra en budget?

Delegera ansvaret i budgetarbetet tydligt till individer och avdelningar – då vet alla vad som förväntas av sig själv och andra och du undviker onödig stress. Och som vi nämnde tidigare, var kritisk till din tidigare budget och undvik att bara låta budgetprocessen vara en fortsättning från tidigare års budgetarbete.

Se också till att budgeteringsprocessen inte blir alltför tidskrävande. Kom ihåg att en budget inte är en kristallkula för att se in i framtiden, utan en uppskattning av vilka intäkter och kostnader som kommer. Detaljnivån får inte vara för hög, så att processen blir för komplex.

Ekonomisystemet som budgetverktyg

Ditt ekonomisystem bör ha bra verktyg för att förenkla processen när du ska göra en budget för ditt företag. På VIEW arbetar vi med de molnbaserade ekonomisystemen Fortnox och Xledger som har många fördefinierade rapporter och mycket bra budgetfrågor som stöd i budgetarbetet.

Med ett molnbaserat ekonomisystem har du alltid tillgång till budget och prognoser över internet, vare sig det är på PC, mobil eller surfplatta. Det gör vardagen enklare för både dig och dina anställda. Du kommer att kunna övervaka företagets ekonomiska situation när som helst, och alltid ha uppdaterade och aktuella siffror för att ta rätt beslut.

Några ord på vägen för dig som ska göra en budget

Kom ihåg: Att ha en budget betyder inte att oförutsedda kostnader eller situationer inte kommer att uppstå. Men de flesta företag behöver en översikt över framtida kostnader och intäkter, och en bra budget gör framtiden mer förutsägbar.

Behöver du och ditt företag hjälp med att göra en budget? Våra redovisningskonsulter har djup ekonomisk kompetens och stor erfarenhet av att göra budget i Fortnox och Xledger. Kontakta oss så hjälper vi dig!