Hur man använder teknik i HR-arbetet för att lyckas ännu bättre

Studier visar att användandet av teknik inom de flesta områden av en verksamhet är lönsamt. Detta gäller även HR. HR handlar mycket om att ha bra processer och dialoger för att värna om medarbetarna på bästa möjliga sätt. Teknik och bra verktyg hjälper dig att lyckas med detta ännu bättre.

Minska manuellt arbete och felkällor

På en HR-avdelning finns det många dagliga, månatliga och årliga rutiner och uppgifter som ska utföras. Det kan till exempel handla om uppgifter som rör onboarding/offboarding, anställningsavtal, underhåll av personalinformation och hantering av sjukfrånvaro.

För att säkerställa kvalitet och vara effektiv är det bra att använda sig av verktyg som är skräddarsydda för din verksamhet för att stödja just dina processer, vilket är en viktig grund för framgång. För en HR-avdelning kommer det att vara tidsbesparande att sätta upp arbetsflöden för olika uppgifter i organisationen.

Det kan till exempel handla om välkomstmejl till nyanställda, mentorprogram och signering av anställningsavtal. På så sätt kan uppgifter fördelas och utföras parallellt genom systemet – i ett gemensamt arbetsflöde.

Resultatet blir mindre administrativt tungt, genom automatiska processer och en mer produktiv HR-avdelning. Dessutom kommer felkällor att minska när uppgifter och processer effektiviseras. Då processerna säkerställer att alla uppgifter utförs vid rätt tidpunkt.

Ännu bättre kandidat- och medarbetarupplevelse

Vi tror att de flesta människor som arbetar med HR värnar om medarbetarna. Genom att använda sig av bra HR-system samt rekryteringssystem har HR goda förutsättningar för att skapa bra kandidat- och medarbetarupplevelser.

Med system idag kan du definiera mallar och processer för till exempel hur du vill att nya sökande ska uppleva din verksamhet både innan och efter de blivit anställda.

Det kan också handla om att säkerställa kvalitet i rekryteringsprocesser, talangprogram, medarbetarsamtal eller kompetensutveckling. Alla dessa processer kan systematiseras och automatiseras förutsatt att du har ett system som stöder det.

Din verksamhet tenderar att ha vissa värderingar, en historia och en önskan att förmedla ett budskap som skiljer sig från dina konkurrenter. Genom ett HR-system blir kommunikationen densamma och ni får ett gemensamt språk så att processerna ser likadana ut för alla och är inte längre beroendestyrt utifrån vem som hanterar själva processen. På så sätt blir upplevs processerna mer likt än tidigare.

Personalinformation och GDPR

HR ansvarar oftast för personalinformationen. Omfattningen här varierar beroende på din verksamhets storlek och typ av verksamhet. Men det råder ingen tvekan om att upprätthållande av data manuellt inte är en bra lösning på lång sikt. Ett modernt och välutvecklat HR-system bör underlätta masterdata för personalinformation och bör även kunna integreras sömlöst mot exempelvis ett ekonomi- eller lönesystem.

På så sätt kan HR upprätthålla information i HR-systemet och veta att denna information synkroniseras med de andra systemen. Det är också naturligt att de anställda själva har möjlighet att uppdatera sin egen information. Detta säkerställer att alla uppgifter om anställda är uppdaterade och tillförlitliga och i enlighet med GDPR.

Bättre insikter för analys- och strategiarbete

För att HR-arbetet ska vara det bästa möjliga, är det bra att vara proaktiv, ha koll på vad som sker i din verksamhet och utveckla olika förbättringsstrategier. Det kan till exempel handla om sjukfrånvarostatistik, personalomsättning eller olika kostnader i andra HR processer. Det är därför viktigt att informationen om detta i HR-systemet lätt går att ta fram. Så att ni istället kan lägga tid och fokus på analys och förbättringsåtgärder, än att samla in ostrukturerade data.

Dessutom gäller det när förändringstakten är lika hög som idag, att ha insikt i och kunna frilägga tid för medarbetarnas utveckling i form av kompetenshöjning, ledarskapsutveckling eller annan form av utbildning. God insikt grundar bättre beslutstagande och det i sin tur bidrar till bättre beslut kring förbättringsåtgärder och strategi framöver. Bra HR-verktyg, som ett HR-system, där teknik underlättar för att ta vara på medarbetarna och frilägga tid för att utveckla dem.

Motiverade medarbetare

Många av de vinster vi har diskuterat ovan handlar om att minska manuellt arbete för att få en bättre inblick i personaldata. Men det finns en sak som vi har glömt, som också är lika lönsam för verksamheten. Om du uppnår ovan nämnda aspekter kommer dina anställda sannolikt även känna sig mer motiverade och tillfreds med deras arbetsliv i din verksamhet.

Om ditt företag använder sig av bra verktyg för att stödja HR och det är lyckosamt tror vi att även att dina medarbetare kommer uppleva det som mycket positivt.

Då välbefinnande och hög motivation är faktorer som påverkar kvaliteten på det arbete som görs av dina medarbetare, skapar detta också lönsamma dominoeffekter för hela din verksamhet.