Redovisning: Teknik är lönsamt

Att vara lönsam är en förutsättning för alla företag. Det är en komplex bild som beror på många element. Studier visar dock att den omfattande användningen av teknik inom de flesta områden av ett företag är lönsamt. Som vi snart kommer att påpeka gäller detta också i samband med redovisning och ekonomi.

Förståelsen

Vi betonar i rubriken att korrekt användning av teknik är lönsamt, detta beror på att tekniken inte automatiskt ger lönsam verksamhet utan vidare. Med detta menar vi att det finns många verktyg och flera vägar till samma mål och det kan vara svårt att utnyttja dessa optimalt om kunskap och förståelse saknas.

I en värld där tekniken utvecklas i ökande takt är det därför viktigt att förstå både de kortsiktiga och långsiktiga fördelarna med att investera i något nytt.

Om du ansvarar för eller arbetar med företagets ekonomi bör du spendera tid på att hålla dig uppdaterad och få en översikt över tillgängliga verktyg. På det sättet är du beredd och kan jämföra olika lösningar för att se hur dessa kan förbättra dina redovisnings- och ekonomiprocesser.

Effektivitet och förändring

Ökad effektivitet är nära kopplad till ökad lönsamhet. Att vara effektiv betyder att få mer gjort, med färre resurser.

Många ekonomisystem har idag mycket bra processer och rutiner som är standard i lösningen. Vissa använder också maskininlärning och artificiell intelligens för att hjälpa dig att analysera och strukturera data. Xledger och Fortnox är bra exempel på system som är lättillgängliga och som är i framkant av funktioner som hjälper dig att vara effektiv.

Att använda standardiserade system innebär att ditt företag kan använda sig av effektiva och väl beprövade arbetsmetoder, vilket leder till ett mer effektivt och strukturerat arbetssätt. Detta innebär också att du måste vara villig att göra saker annorlunda och anpassa dina arbetsmetoder till systemet.

Det sägs att de sex dyraste orden i affärer är, “Så har vi alltid gjort det”. Utan förnyelse är det mycket mer krävande att effektivisera sig. Vi investerar inte i teknik eftersom vi tycker det är coolt (även om det kan vara). Vi investerar eftersom vi vill uppnå resultat. Om du inte förnyar dig är det mycket lättare för andra aktörer att utmana dig med avseende på pris och kvalitet.

Det är lönsamt att vara öppen för förändring och ständigt leta efter metoder för att arbeta smartare – mot en mer kostnadseffektiv operation.

Dataflöde och kvalitet

Som redovisningskonsult eller ekonomichef handlar det också om att få information och data från andra källor och system än bara kontona och ekonomisystemet.

Tillbringar du till exempel mycket tid på att exportera, importera och omstrukturera data? Då bör du titta på möjligheten att använda teknik för att få ett bättre dataflöde mellan dessa källor. Dessa kan vara integrationer med system för tidtagning, inköp eller CRM.

Om du är beroende av att flytta information från en källa till en annan och det inte finns något stöd för integrationer? Kan robotteknologi vara vettigt att använda förutsatt att uppgifterna är repetitiva och har hög volym.

Å andra sidan, om många av dina dagliga uppgifter inte kan utföras i det ekonomisystem som du använder, bör du överväga att byta till ett system som har en bredare funktionalitet. Det finns flera system på marknaden som fokuserar på olika branscher och som uppfyller dina behov bättre än din nuvarande lösningen.

Det som är säkert är att med flera effektiva funktioner samlade i ett system – eller ett bra dataflöde mellan relaterade system – kommer du att minska risken för fel och förseningar och öppna upp för god datakvalitet. Det är lönsamt!

Möjligheten att vara i framkant

En ekonomifunktion eller avdelning ansvarar för att tillhandahålla information om ekonomisk förvaltning för företaget. Detta kan göras på flera sätt och kan vara tidskrävande för många.

Information kommer att struktureras och rapporteras till ledningsgrupper och styrelse, vilket översätts till mål och planer för verksamheten. Informationen måste också rapporteras in till olika myndigheter.

Användningen av teknik kommer att öka kvaliteten på beslutsunderlaget och minska tiden som sammanfattas. Med en knapptryckning kan du hämta uppdaterade redovisningssiffor presenterade i färdiga och visuella rapporter med dina nyckeltal.

I en tid då förändringstakten är hög, industriförändringar blir tydligare och kriser inträffar är det viktigt att hålla sig uppdaterad.

Du kan skapa en konkurrensfördel genom att ständigt titta framåt och analysera scenarier. Tiden du sparar kan användas för att analysera relationer, förstå rutiner och upptäcka nya affärsområden. På detta sätt har du mycket goda förutsättningar för att fatta rätt och lönsamma beslut.
Beslut som tidigare kan ha varit baserade på antaganden kan i större utsträckning fattas på grundval av fasta fakta, tidigare än innan.

Motiverade anställda

Denna punkt är kanske inte lika direkt relaterad till teknik och lönsamhet som de andra, men vi tycker att det är väl värt att inkludera.

Flera studier (inklusive en Enova-analys som genomförts i ett stort nordiskt finansföretag) visar på att medarbetare som är motiverade och engagerade även är lönsamma. Det beror på att de i större utsträckning vill göra ett bättre jobb, lägga mer arbete på uppgifterna och de har en lägre sjukfrånvaro.

Vad som driver anställda att ha denna inställning varierar naturligtvis från person till person. Men vi tror att ha en framtidsinriktad arbetsmiljö som använder effektiva verktyg, är öppen för förändring och håller sig uppdaterad om ny teknik är faktorer som bidrar till just detta.

Det faktum att ett företag eller ekonomiavdelning använder teknik för att minska manuella, upprepade uppgifter kan skapa möjligheter för nya initiativ och innovation.

Dessutom är det troligt att ditt företag kommer att locka fler skickliga anställda som är intresserade och förstår teknik och kan hjälpa till att förbättra och utmana befintliga metoder i framtiden.