Nya tider för ekonomiavdelningar

Högre förändringstakt och bredare kompetenskrav

Hur kan ekonomiavdelningar utnyttja detta till sin fördel och vad för slags kompetens krävs för att lyckas? När samhället präglas av hög förändringstakt påverkas de flesta branscher och företag. Omfattande användning av ny teknik hjälper till stor del att driva utvecklingen framåt – i hög takt. Inom redovisning och ekonomi har automatisering och robotik redan ett bra fotfäste.

Högre förändringstakt

Under senare år har bättre teknik gradvis effektiviserat processer relaterade till affärsverksamhet. Redovisning och ekonomi är inget undantag, både myndigheterna och leverantörerna själva har deltagit till den tekniska utvecklingen.

Nya och bättre verktyg samt regelförenklingar gör att ekonomiavdelningarna i allt högre grad kan uppleva att sättet som arbetsuppgifterna tidigare löst på håller på att förändras och även själva uppgifterna. När saker går fort är det de som kan anpassa sig som blir mest lyckosamma.

För exempelvis ekonomiavdelningar kan det innebära att man antar system och teknik som bidrar till effektivitet och bättre kontroll av data och affärskritisk information.

Mer specifikt kan det handla om att anta nya funktioner i ekonomisystemet eller identifiera processer som är benägna att hitta felkällor och bör effektiviseras. Tid- och utläggsrapporter är två exempel som vi ofta ser som inte är helt integrerade med ekonomisystemet och det hindrar dels produktiviteten, dels gör att det inte är uppdaterade siffror i räkenskaperna. Dessutom kan det finnas ytterligare system som inte är integrerade mot ekonomisystemet.

Om du har uppgifter som måste lösas utanför ekonomisystemet, bör tekniken användas i den utsträckning som möjligt – till exempel integrationslösningar mellan stödsystem och robotteknik om du verkligen inte har ett system med ordentliga integrationsalternativ, till exempel stöd för administrativa uppgifter.

I huvudsak handlar det om att kunna använda de verktyg som finns, eftersom det kommer att bli fler och fler av dem. Antingen genom ekonomisystemet du använder eller genom att utnyttja teknik såsom öppna API er.

Om din ekonomiavdelning bara fortsätter på det “gamla sättet” kommer klyftan bara att bli större och svårare att övervinna, när förändringar så småningom tvingas framåt.

Därför är vårt råd till dig som ekonomichef att få en överblick över hur tekniken kan hjälpa dig att bli effektivare och på vägen dit ska du vara kritisk mot dina egna etablerade rutiner och processer. Var nyfiken och öppen för nya sätt att göra saker, sträva efter att bli ännu bättre.

Högre förändringstakt – marknader och möjligheter

När förändringstakten är hög kommer ekonomiavdelningens förmåga att vara “on top of things” som händer utanför företaget också vara affärskritisk. Hur ser saker ut just nu och hur ser möjligheter för företaget ut?

Ekonomiavdelningen spelar en viktig roll som leverantör av information till ledningen och styrelsen, vid bedömningen av nya marknader eller potentiella affärsmöjligheter. Effektiva verktyg och användning av teknik kommer att göra denna information mer lättillgänglig och frigöra tid för avdelningens strategiska arbete.

Men inte alla kriser man kan förutse (som vi har fått erfara med Covid-19), men när saker händer snabbt är det viktigt att snabbt få en överblick över ekonomin, för att kunna göra bra och korrekta beslut. Till exempel så underlättar det att du har tillgång till samma information när du jobbar hemifrån som om du har när du jobbar på kontoret.

Bredare kompetenskrav

Högre förändringstakt och ny teknik skapar också ett behov av ny och bredare expertis för de ekonomiavdelningar som vill utnyttja utvecklingspotentialen till fullo.

Som chef för en ekonomiavdelning ansvarar du för att säkra teamets övergripande kompetens och tillsätta positionerna för de uppgifter som ska utföras. Men hur är det med de uppgifter och utmaningar som inte finns nu, men som kommer inom en snar framtid?

Hur ska avdelningen säkra upp för sig själv?
Avsaknad av kompentens kan visas när du till exempel tillämpar nya delar av ekonomisystemet eller initierar ett nytt projekt för att förbättra ditt dataflöde. Kanske går du in på nya marknader och behöver expertis inom analys och strategiarbete, något du saknar idag?

Det är svårt att veta exakt vilka utmaningar som måste lösas i framtiden, men nyckeln vi tror på är att skaffa expertis även utanför det traditionella. Med andra ord bör du få bra kontroll över vad du behöver göra ofta och hitta sätt att göra det automatiskt. På så sätt ger du dig själv och dina anställda spelrum att utveckla nya saker.

Om ditt mål är att vara så effektiv som möjligt behöver du kunskap om hur detta kan göras. Vilka uppgifter kan förbättras med tekniken? Vilka uppgifter ska du lagt ännu mer tid på att göra för att skapa mervärde för företaget?

När du svarar på ovan frågor behöver du ha anställda som är intresserade av och har förmågan att se samband mellan svaren och tekniken.

Se över om det finns någon anställd som redan har kunskapen och engagemanget att ta sig an en sådan roll. Någon som till exempel kan ämnet, men är nyfiken på system och teknik eller vice versa. De kommer att behöva hjälp och du måste vara villig att investera i utbildning.

Vi tycker också att du bör lägga vikt på att hitta anställda som har en hög vilja att förändras och utgå på potential snarare än erfarenhet. Just för att hitta någon för en specifik roll kan snabbt bli begränsande för vissa specifika uppgifter.

Du kommer att behöva anställda som förstår sig på ämnet och kan se sambanden mellan företag och IT – det är de som kommer att hjälpa till att ta din ekonomiavdelning till nya tider.

För att säkerställa utveckling och en framtida bredd och djup på avdelningen tror vi att de som har en sammansättning av expertis inom konsultverksamhet och IT samt ekonomi kommer att lyckas bäst.

Hjälp att komma igång?

Vi har mer än 16 års erfarenhet av att hjälpa företag att effektivisera och förbättra sina redovisnings- och finansprocesser.

Vi använder de molnbaserade ekonomisystemen Xledger och Fortnox. Välkommen att kontakta oss för ett icke bindande samtal om hur teknik i kombination med hög professionell kunskap kan bidra till att göra din ekonomiavdelning mer lönsam.