Så lyckas du med att implementera nytt affärssystem

Överväger ditt företag att implementera nytt affärssystem? Mikael Ljungar, senior systemrådgivare och säljchef på VIEW Group, svarar på några av de vanligaste frågorna han får när han arbetar med företag och organisationer som står inför implementering av ett nytt affärssystem.

Mikael Ljungar, VIEW Group

Hur bör man tänka kring konfigurering av ett nytt affärssystem?

– Det viktigaste är att vara öppen för att utföra processer på ett nytt sätt. Det finns mycket att vinna på att inte bara försöka anpassa systemet efter hur du gör idag, säger Mikael Ljungar.

• Attityden ”så har vi alltid gjort” kan bli en kostsam filosofi att ha med sig in i en implementeringsprocess. Implementeringen av ett nytt affärssystem är ett bra tillfälle att se över sina rutiner och få input på hur saker kan göras annorlunda – och ännu bättre.
• Kostnaderna kan bli höga om man ska göra stora anpassningar av systemet. Du går också miste om fördelarna med att använda optimerade och automatiserade arbetsflöden som redan finns inbyggda.
• För mycket anpassningar kan också orsaka utmaningar när ni ska implementera det nya affärssystemet och leda till mer underhåll och uppdateringar i efterhand.
• Konfigurering av systemets inställningar och parametrar görs baserat på din verksamhets behov. Det kan handla om allt från anpassning av roller och kontoplan till rapportering och formulär.
• En bra tumregel är att inte vara för detaljstyrd under implementeringen. Börja med att fokusera på ”must haves” och låt ”nice to have”-funktioner vänta tills ni har börjat använda systemet och lärt känna det.

Hur förbereder man för tillväxt under implementeringen av ett nytt affärssystem?

– Ett nytt system ska inte bara lösa dina utmaningar som de ser ut idag, utan även kunna hantera potentiella framtida utmaningar och vara ett stöd när verksamheten växer, betonar Mikael.

• För det första måste det nya systemet ha en skalbar uppsättning, så att ni snabbt och enkelt kan anpassa systemet för att möta förändrade affärsbehov. De flesta molnbaserade system har den möjligheten.
• Tänk också på hur din organisation kommer att se ut både den närmaste tiden och de kommande tre åren. Vad bör du ta hänsyn till för att slippa göra omfattande justeringar redan inom de närmaste åren?
• Finns det planer på nya slags projekt, förvärv eller andra större förändringar i verksamheten? Då är det viktigt att ni tar med det i planeringen.
• Det kan handla om att lägga till nya avdelningar eller nya anställda, att dela upp kostnader och intäkter i andra dimensioner och så vidare. Det kan också handla om att lägga till nya företag eller affärsområden.
• Det kan snabbt bli dyrt om man växer ur lösningen, antingen funktionellt eller kapacitetsmässigt. Därför är det viktigt att tänka igenom sådana här aspekter när du ska implementera ett nytt affärssystem, så att systemet inte blir en bromskloss för tillväxt i framtiden.

Vilka bör vara med i implementeringsprocessen när man ska implementera ett nytt affärssystem?

– Användare som påverkas bör få vara med och ge input på lösningen, menar Mikael.

• En ekonomichef, en projektledare och en redovisningsekonom har alla olika preferenser och förhållningssätt när det gäller funktioner i systemet. Den bästa lösningen får man när alla behov möts på ett bra sätt.
• I implementeringsprocesser för medelstora och större organisationer brukar vi rekommendera att man sätter upp en styrgrupp som ger leveransprojektet ett mandat och säkerställer tät uppföljning. Gruppen brukar bestå av representanter för ledningen hos kunden och en projektledare från oss.
• Man bör också utse en projektledare som har överblick över organisationen och som kan ta vissa enkla beslut utanför styrgruppen. Det kan också underlätta kommunikationen, det kan vara enklare att den går genom en utsedd person.
• I projektledarens ansvar ingår också att involvera relevanta kollegor när det behövs i olika delar av implementeringsprojektet. Det kan till exempel handla om att ta med en representant för löneavdelningen för att ge input på uppsättningen av projekt och avdelningar.

Vad är dina bästa tips för att framgångsrikt implementera ett nytt affärssystem?

– De största framgångsfaktorerna vi ser handlar mycket om gott förarbete, testning och tid för utbildning, berättar Mikael.

• Avsätt tid innan ni ska implementera det nya affärssystemet för att gå igenom vilka processer som är tunga idag och vad ni vill ska fungera bättre. Här är det viktigt att vara öppen för att tänka annorlunda. Använd tillfället för att ”städa upp” och ändra gamla rutiner.
• Tänk på målen för verksamheten de kommande åren. Hur kan affärssystemet hjälpa till att nå dem? Kanske handlar det om bättre data och beslutsunderlag? Behöver ni integrationer med andra system?
• Testning är en viktig fas. Vi rekommenderar att involvera användare av systemet som är intresserade av förändring och engagerade i förbättringar. Låt dem vara med i testfasen och komma med input. Vår erfarenhet är att det ofta är väldigt givande för alla parter.
• Att ”gå live” är inte slutet på projektet, utan en ny fas. Det är ofta lite mer jobb i efterhand än före implementeringen – innan alla fördelar sitter helt hos alla. Ta tag i problem som dyker upp löpande och ha förståelse för att de flesta användare behöver tid för att komma i gång.

Vad gör man om man har fler frågor om att implementera nytt affärssystem?

Det kan verka svårt att implementera nytt affärssystem. Här har vi gått igenom några av de vanligaste frågorna men det kan såklart uppstå fler. Kanske funderar du över omständigheter som rör just din verksamhet eller bransch? Vi tar gärna ett förutsättningslöst möte och hjälper dig vidare. Kontakta oss här eller hör av dig direkt till Mikael på mikael.ljungar@viewgroup.se

Vill du veta mer om vilka affärssystem vi erbjuder? Här kan du läsa mer om våra systemlösningar.