Fattar du fortfarande affärsbeslut med hjälp av Excel?

Att fatta välgrundade beslut som driver en verksamhet framåt kräver ett tydligt helhetsperspektiv och pålitlig data. Trots det sitter många ekonomiansvariga och IT-chefer fortfarande med Excel och fristående system för budget, prognoser och uppföljning.

– Att jobba i Excel är kanske både bekant och bekvämt, men det är ofta tidskrävande och ger en splittrad bild av verksamheten. Det går mycket tid åt att jaga information istället för att analysera och agera. Att tappa tid och fart på det här sättet är synd. Med ett annat arbetssätt skulle jag säga att det är ganska lätt att få försprång gentemot konkurrenterna idag, säger Fredrik Borin på Insera, som är en del av VIEW Group.  

Samlad data ger bra bild av nuläget och framtiden

Många har även separata system för ekonomi, personal, resursplanering och lön och det gör att viktiga delar av verksamheten blir isolerade. För den ekonomiansvarige blir det ett evigt pusslande och många sitter fast i processer som är både ineffektiva och sårbara för misstag.

– För många chefer blir det svårt att få en komplett överblick när system och information inte hänger ihop. Det är lätt att fastna i stuprörsvyer och bara se till enskilda delar av verksamheten, utan att få det stora perspektivet. Med ett bra systemstöd kan data från hela organisationen samlas och bli tillgänglig för alla som behöver det, förklarar Fredrik. Han tillägger: 

– Helikoptervyn är nödvändig för att identifiera vad som går bra, vad som går mindre bra, och vad som kan förbättras för att skapa en ännu starkare verksamhet.

Genom att automatisera insamling och analys av data blir det lättare att följa trender och få en tydlig bild av historiken, nuläget och framtiden. Utan den bilden riskerar man att hamna på efterkälken.

– Jag upplever framför allt att många saknar en bra bild av nuläget och då blir det väldigt svårt att fatta snabba och vettiga beslut. Att bara se till historiken gör att du hela tiden ligger steget efter och den trögheten utgör en risk på konkurrensutsatta marknader, varnar Fredrik. 

Planera och styr upp resursplanering på en helt ny nivå

Ett kraftfullt systemstöd är inte bara en värdefull hjälp för ekonomiavdelningen, utan kan ge insikter som underlättar resurshantering och planering i hela verksamheten. Plötsligt framträder tydliga mönster, till exempel kring beläggning, arbetsbelastning och personalens arbetstid. Genom att optimera schemaläggningen och använda personalresurserna effektivt kommer flera värdefulla följdeffekter.  

– Med rätt system ser du snabbt mönster kring sjukfrånvaro och arbetsbelastning och kan anpassa schemaläggningen så att alla resurser används optimalt. Det gör att du slipper överbelastning i teamet och kan fördela arbetet på ett sätt som maximerar effekten och samtidigt minskar stress, säger Fredrik. 

Budgetering och uppföljning för alla

Med ett övergripande system blir det lätt för medarbetare på olika nivåer att bidra till budget- och uppföljningsarbetet. När budgetering och analys blir tillgängligt för alla avdelningar, blir budgetprocessen en naturlig del av det dagliga arbetet – något som ofta saknas när det hanteras isolerat. Fredrik förklarar: 

– Icke-ekonomer kan lägga budget på sin nivå. Med det menar jag att man till exempel kan lägga in beräknat antal sålda varor till ett visst pris. Medan ekonomer kan göra detaljerade budgetar på sitt sätt. Genom att hantera behörigheter och anpassa vyer kan hela organisationen engageras i budgetarbetet och få bättre förståelse för hur verksamheten går och vilka insatser som krävs. 

Ett system som funkar med alla dina befintliga

Det är viktigt att systemet kan integreras med övriga verksamhetssystem så att det enkelt kan samla in och presentera data. På VIEW Group har vi utvecklat ett system för beslutsstöd som bygger på Business Intelligence (BI).  

Med ett system som anpassas efter verksamhetens behov och erbjuder stöd för kommunikation i olika format kan alla i organisationen få tillgång till just den information de behöver.  

– Vi får ofta höra att “Oj, vad enkelt det är nu, vi har aldrig tidigare kunnat sätta budget och prognos så här snabbt och säkert”, berättar Fredrik. Han fortsätter: 

– Medarbetare ska slippa leta efter information och all data ska hålla hög kvalitet. Hela idén är ju att systemet ska samla, analysera och presentera insikter på ett sätt som gör att olika delar av verksamheten tillsammans kan agera och driva verksamheten åt rätt håll!