Vanliga fallgropar vid byte av affärssystem – och hur du undviker dem

Att byta affärssystem är ett stort och viktigt projekt. Rätt genomfört kan det effektivisera verksamheten och skapa bättre arbetsflöden. Samtidigt finns det tre vanliga misstag som kan göra processen onödigt krånglig. Johanna Halldén, affärssystemkonsult och projektledare på VIEW Group, har lång erfarenhet av att leda företag genom den här typen av förändringar. Här delar hon med sig av sina insikter. 

Bygg ett bra team

Vilka som deltar i projektet spelar stor roll för hur smidigt det går. Ofta är det chefer och ledare som sätter sig vid bordet, och även om de har beslutsmandat saknar de ibland detaljkunskaper om hur det nuvarande systemet används i vardagen.  

– Jag märker också att det är lätt att involvera för många personer från start. Ett effektivt team består ofta av tre-fyra personer som har en bred förståelse för verksamheten och detaljerad kunskap om ekonomiprocesserna, säger Johanna. 

Hon rekommenderar att ha en ansvarig person som förstår helheten och ett par personer med djupare kunskap om specifika processer. Under projektets gång kan man sedan bjuda in experter vid behov, som en controller, någon med koll på reskontra eller en person med ansvar för integrationer.

– Det ligger kanske i ekonomens natur att vara detaljfokuserad, men det kan vara bra att ha med en person som kan lyfta blicken och se helheten. Eventuellt är det samma person som vågar fatta beslut och kan inspirera andra när affärssystemet ska lanseras internt, säger Johanna. 

Frigör tid

Det är lätt att underskatta hur mycket tid det tar att byta affärssystem. Det gäller både förberedelser och själva implementeringen. 

– Våra kunder behöver lägga mest tid under själva kartläggningen. Då ställer vi massor av frågor och det behövs information om och från det befintliga systemet, som ska in i det nya. Det tar tid och har man inte räknat med det är det såklart frustrerande, säger Johanna. 

Ett vanligt misstag är att projektmedlemmarna har fullt upp med sina ordinarie arbetsuppgifter och försöker klämma in systembytet vid sidan av. 

– De som lyckas bäst är de som har frigjort en eller två dagar i veckan för att kunna arbeta fokuserat med projektet. Att låta någon annan ta över delar av de dagliga arbetsuppgifterna under en period kan vara avgörande, säger Johanna.

Fokusera på resultatet

Jag har märkt att många går in i ett systembyte med en tydlig bild av hur de vill att det nya systemet ska fungera. Det blir sällan lyckat att försöka återskapa gamla arbetssätt.

– Jag brukar rekommendera att ha ett öppet sinne. Det nya systemet kan ge bättre arbetssätt och smidigare processer, men då behöver man våga släppa det gamla. Personligen tycker jag att workshops är ett bra sätt att öppna upp för nya perspektiv. Jag gillar att låta kunden presentera sin nuvarande process, så att vi kan översätta den och ta fram exempel på hur det kan se ut i det nya systemet. Det gör det lättare att visualisera hur det kan bli, säger Johanna. 

Tid är pengar!

Den största kostnaden i ett systembyte är tiden – både den tid som företaget själva lägger och den konsulttid som köps in. Om du ska byta affärssystem och vill hålla i pengarna, tänk på det här:

• Prata ihop er. En samstämmig grupp med en tydlig plan sparar massor av tid.  
• Projektets framgång hänger på projektgruppen, så välj noga vilka som ska vara med.
• Fokusera på målbilden. Allt för stort detaljfokus och interna konflikter gör att projekt tappar fart.
• Undvik att alla frågor hamnar i knät på den upptagna CFO:n. Delegera till personer med koll.
• Utse en person som strukturerar upp avstämningar och möten. Våga fatta beslut.

– Jag vet att jag är tuff nu, men jag vill bara våra kunders bästa! Det mest resurseffektiva sättet att byta affärssystem på är att vara förberedd, strukturerad och ha fokus på resultatet, säger Johanna.