Bluffakturorna ökar under sommaren – undvik att ditt företag blir utsatt

Tips och råd

26 juni 2023

Innehåll

Sommaren är en tid för avkoppling, semester och vila – men det är också högsäsong för bluffakturor och bedrägerier. Bluffakturor kan vara skickligt utformade för att efterlikna seriösa verksamheter, och det är lätt att bli lurad om man inte vet vad man ska vara uppmärksam på. Läs vidare för att få reda på vad du kan göra för att förhindra att ditt företag blir utsatt.

Allt från produkter och tjänster till gratisprover

Bluffakturor, eller fakturabedrägeri, innebär att blufföretag kräver betalning för en vara eller tjänst som du aldrig har beställt eller fått levererad, eller som du har blivit vilseledd att beställa. Det kan handla om allt från produkter och tjänster till påstådda gratisprover och erbjudanden.

Så undviker du att drabbas av bluffakturor i sommar

Under sommaren är många på semester, och det kanske är vikarier eller någon som vanligtvis jobbar med annat som hanterar och attesterar inkomna fakturor. Med färre ögon på fakturorna och mindre erfarenhet skapas en öppning för bedragare, som utnyttjar situationen. Men det finns en hel del åtgärder att ta till.

Inför tydliga rutiner

Till att börja med bör du se över vilka rutiner ni har för hur fakturor ska hanteras och attesteras. Behöver ni skärpa något steg? För högre säkerhet är det bra att ha ett system där minst två personer granskar och godkänner varje faktura innan den går till betalning. Dubbelkontroll minskar risken för att en bluffaktura smiter igenom.

Utbilda personalen

Var också noga med att förankra rutinerna internt så att alla vet vad som gäller. Det är särskilt viktigt inför semestertiderna, när ordinarie personal ofta inte är på plats. Boka gärna in ett möte och gå igenom rutinerna, och glöm inte att bjuda in extrapersonalen.

Informera också medarbetarna om riskerna med bluffakturor och hur en falsk faktura kan se ut, så att alla vet vilka tecken de ska titta efter.

Lista godkända leverantörer

I ekonomisystemet bör ni kunna se när det dyker upp en faktura från en okänd leverantör. Se också till att hålla ert leverantörsregister eller lista över godkända leverantörer uppdaterad. Det gör det enkelt för sommarpersonal att upptäcka företag som inte finns med, eller se om någon uppgift på fakturan inte stämmer.

Instruera medarbetarna att inte godkänna fakturor från företag som inte finns upplagda i ekonomisystemet sedan tidigare, eller inte finns med i leverantörslistan.

Ta hjälp av tekniken

I många moderna ekonomisystem finns automatiska kontrollfunktioner som kan upptäcka avvikelser och flagga för misstänkta bluffakturor. De här verktygen kan vara till särskilt bra hjälp när personalstyrkan är reducerad, som i semestertider.

Ingå inga avtal under semestern

Se till att alla vet att de aldrig ska acceptera någon form av inspelning via telefon och i möjligast mån undvika att ingå några avtal under semesterperioden. Låt sådant vänta tills ordinarie personal är tillbaka.

Var skeptisk

En bra grundregel att förmedla till medarbetare och kollegor är att de alltid ska tänka till en extra gång innan de tackar ja till gratisprover och erbjudanden om provperioder eller godkänner fakturor. Och se till att de vet vem de ska vända sig till om de känner sig osäkra eller behöver hjälp.

Får ni en okänd faktura eller ett misstänkt erbjudande är det alltid bra att kolla upp avsändaren. På Varningslistan hos Svensk Handel finns företag som sysslar med oseriösa säljmetoder, vilseledande erbjudanden och bluffakturor. Där kan du söka på uppgifter som bolagsnamn, bankgiro- och postgironummer eller e-post, och se om du får träff.

Bestrid bluffakturor

Om ni får en bluffaktura är det viktigt att ni bestrider den så snart som möjligt. Förbered en standardtext för att bestrida fakturor och efterfråga avtalsunderlag. Det gör det enkelt även för sommarpersonal att skicka in ett bestridande, så undviker ni att bluffakturorna skickas vidare till inkasso eller Kronofogden.

Texten ska innehålla ett sakligt skäl till varför ni bestrider fakturan. Till exempel: ”Vi motsätter oss betalningsansvar då vi inte har beställt dessa varor eller tjänster.”
Skicka alltid bestridandet skriftligt, via e-post eller rekommenderat brev. Då har ni bevis på att ni har bestridit, med tid och datum.
Spara alltid en kopia på både fakturan och bestridandet och all konversation med företaget.

Anmäl och rapportera

Bluffakturor och andra bedrägeriförsök bör också polisanmälas. Gör en anmälan via telefon på 114 14 eller besök en polisstation.

Vill du ha hjälp med ekonomin?

Våra erfarna redovisningskonsulter hjälper företag av olika storlekar med trygg hantering av ekonomin, så att du kan ta välförtjänt semester utan att behöva oroa sig över bluffakturor. Är du inte kund än? Se vad vi kan hjälpa ditt företag med, eller kontakta oss för ett möte.