5 tecken på att er koncern har vuxit ur sitt affärssystem

De flesta ERP-byten i koncerner sker för sent. Inte för att ledningen saknar insikt, utan för att problemen sällan visar sig som ett enda tydligt problem. De visar sig som fem mindre och var och en är enkel att förklara bort. Det är kombinationen av dem som till slut gör systemet till en bromskloss.

Vi på VIEW Group har implementerat Xledger för koncerner i över tjugo år. Mönstret är nästan detsamma varje gång. När en koncernekonomichef hör av sig till oss har minst tre av tecknen nedan funnits i organisationen i ett par år. Här är vad du bör hålla ögonen på:

1: Controllers exporterar till Excel varje månadsbokslut

Om era controllers varje månad exporterar data till Excel för att konsolidera koncernens siffror och det beteendet består trots att ni nyligen uppgraderade systemet, är det ett systemproblem snarare än ett användarproblem.

Standardiserade affärssystem är byggda för att hantera ett enskilt bolag. Konsolidering av flera juridiska enheter med olika kontoplaner och valutor är oftast en eftertanke i systemets konstruktion, inte en kärnfunktion. Det märks när arbetet med månadsavslutet i praktiken utförs i kalkylark av en eller två nyckelpersoner och när kunskapen om hur det faktiskt fungerar sitter hos individer snarare än i systemet.

En bra kontrollpunkt är att fråga sig: om vi tog bort Excel ur koncernredovisningen imorgon, vad skulle stanna upp? Svaret berättar mer om hur mycket av affärssystemet som faktiskt bär sin del av arbetet.

2: Koncernsiffrorna är inte klara förrän långt in i den nya månaden

Det finns en tydlig skillnad mellan att bearbeta ett månadsavslut och att faktiskt stänga det. Om processen tar mer än tre arbetsdagar är chansen stor att ledningen under den perioden fattar beslut baserat på siffror som ännu inte stämmer.

Det handlar om reell styrförmåga, inte bara om administrativa rutiner. En koncern som lever på gamla siffror under stora delar av månaden har ett informationsunderläge som påverkar beslutskvaliteten.

3: Varje nytt dotterbolag blir ett IT-projekt

I ett affärssystem som är konstruerat för koncernanvändning är det enkelt att lägga till ett nytt dotterbolag. I ett system som är inte anpassat för en koncern blir det en implementering som kräver konsulttimmar, kontoplansarbete och rapportuppbyggnad från grunden.

Märker ni att varje förvärv tar månader att integrera i koncernredovisningen och att processen ser ungefär likadan ut varje gång, är det ett tecken på att systemet inte är skalbart för den tillväxttakt ni planerar. Det är i synnerhet tydligt för koncerner med en aktiv förvärvsstrategi, där integrationshastigheten har direkt påverkan på hur snabbt affärsnyttan med förvärvet kan realiseras.

4: Bolagen kör separata system utan gemensam bild

Det är vanligt att koncerner som vuxit genom förvärv i dag driver tre eller fyra olika affärssystem i sina respektive bolag. Den vanligaste lösningen är att lägga en BI-rapportering ovanpå dessa system för att skapa en samlad bild. Problemet är att en sådan rapportering visar konsoliderade siffror utan att det går att följa dem tillbaka till enskilda transaktioner.

När en styrelseledamot frågar var en siffra i koncernen egentligen kommer ifrån, och svaret kräver ett par telefonsamtal och väntan till nästa dag, saknas den insyn ett bra affärssystem ska ge. Att kunna följa en siffra hela vägen till källan är inte en detalj. Det är en grundförutsättning för att rapporteringen ska gå att lita på.

5: Revisorn behöver en grundlig genomgång inför varje bokslut

Om den externa revisorn varje år behöver sätta sig in i hur koncernredovisningen är uppbyggd, till exempel eftersom elimineringsmetoder skiljer sig åt mellan bolagen, kontoplaner inte är enhetliga eller principer för internprissättning varierar, är det ett tecken på att processen inte är tillräckligt systematiserad.

Det får också konsekvenser framöver. CSRD-rapporteringen ställer krav på konsoliderade hållbarhetsdata från samma underliggande system som de finansiella datan. Banker och kreditgivare efterfrågar i allt högre grad strukturerade och enhetliga nyckeltal. Ett fragmenterat datafundament gör det svårt att möta kraven på ett trovärdigt sätt, medan ett system som är koncernlogiskt från början hanterar dem utan merarbete.

Vad som faktiskt krävs för att komma vidare

Det är lätt att se ett ERP-byte som ett IT-projekt. Men i grunden handlar det om ett strategiskt beslut: vilket slags koncern vill ni vara de kommande åren, hur snabbt ska ni kunna integrera ett nytt bolag, och hur stor andel av controllerteamets tid ska gå till manuellt arbete?

Ett affärssystem som är byggt för koncerner från grunden har struktur med flera bolag, flera valutor och koncerninterna transaktioner som standard, inte som undantag. Det är den skillnaden som avgör om systemet stödjer er strategi eller bromsar den.

Känner ni igen er i tre eller fler av tecknen ovan, är det inte för tidigt att börja titta på ett affärssystem som kan stötta er i er koncern. Erfarenheten säger oss att det i de flesta fall snarare är ett par år för sent.

Vill du se hur Xledger kan fungera för er koncern?

Läs mer här eller kontakta oss direkt för att få se en demo av systemet.