Har ditt företag växtvärk? Här är tecknen du inte får ignorera

När takten ökar snabbare än strukturerna i organisationen kan resultatet bli det många kallar växtvärk i företaget. Lars Jonsson Bergman, senior rådgivare på VIEW Group Sverige, berättar vad som är viktigt för att undvika onödiga utmaningar i tillväxtfasen.

Det första tecknet på växtvärk är ofta att takten ökar samtidigt som lönsamheten uteblir. Tillväxten kan se bra ut när omsättningen ökar, men utan kontroll över processer och flöden finns risken att den blir både sårbar och kostsam, säger Lars.

– Rabatter, extraarbete, frakt, inköp och små kostnader kan successivt äta upp marginalerna utan att någon märker det förrän det börjar synas i siffrorna.

Andra vanliga varningssignaler kan vara:

• När mer tid går åt att släcka bränder än att planera

  Akuta ärenden hopar sig, fakturor blir liggande, leveranser blir mindre förutsägbara och kunder behöver påminnas oftare än önskat. När verksamheten blir mer reaktiv är det ofta ett tecken på att bolaget har vuxit ifrån sina rutiner.

• När mer kapital är bundet i verksamheten, särskilt i lager

  Försäljningen kan se stark ut på pappret, men när lagervärdet ökar snabbare än försäljningen försvinner likviditet in i varuflödet. Tillväxten kan då bli dyrare än den ser ut.

• När kassaflödet är pressat trots ökad försäljning

  Fler kunder innebär ofta mer kundfordringar, fler inköp och fler lönekostnader som måste täckas innan betalningarna kommer in. Det är viktigt att inte finansiera tillväxten på egen hand utan att egentligen ha utrymme för det.

• Sämre insyn i marginaler

  Vid snabb tillväxt blir det svårare att hålla koll på vad som faktiskt är lönsamt. Många upplever att verksamheten har mycket att göra, men saknar en tydlig bild av vad som faktiskt genererar pengar.

Lars Jonsson Bergman, senior rådgivare på VIEW Group Sverige.

Vilka processer måste finnas på plats innan man skalar upp?

Enligt Lars finns det en avgörande faktor som skiljer robust tillväxt från kostsam tillväxt: välfungerande och skalbara rutiner.

– När bolaget växer är det avgörande att det som görs i vardagen fungerar smidigt och konsekvent, så att processer, kostnader och flöden förblir under kontroll även när volymerna ökar.

Innan ditt företag skalar upp är det därför viktigt att ha följande processer på plats:

• Välfungerande rutiner för fakturaflöde och inbetalningar

  Det ska vara tydligt vem som fakturerar, när faktureringen sker och hur obetalda fordringar följs upp. Utan kontroll här kan tillväxt snabbt skapa press på likviditeten.

• Tydlig koppling mellan inköp och lagerstyrning

  När volymerna ökar blir felinköp och hög lagerbindning snabbt kostsamt. Då behöver du ha koll på vad som säljer, vad som blir liggande och vem som har mandat att beställa.

• Tydligt godkännande av kostnader och betalningar

  När fler personer får ansvar för inköp och godkännanden behövs en enkel godkännandemodell. Det ska vara tydligt vem som får godkänna vad och vilka kostnader som kräver extra granskning.

• Månadsavslutning och dashboard med tillförlitliga KPI:er

  Om rapporter kommer sent eller inte är tillförlitliga blir det svårt att fatta bra beslut, därför behöver ledningen en dashboard med de viktigaste KPI:erna som följs upp löpande.

• En stabil process för lön, utlägg och frånvaro

  Med fler anställda tillkommer fler resor, fler tillägg, ökad frånvaro och fler förändringar. Det ställer krav på processer som är robusta och fungerar oberoende av enskilda personer.

• System och integrationer som minskar manuellt arbete

  Tillväxt kombinerat med manuella processer leder ofta till fel, dubbelarbete och frustration. Bra integrationer mellan exempelvis affärssystem, tidrapportering, utlägg och försäljning förenklar vardagen och ger bättre insikter.

Vad bör mätas varje månad för att skydda marginalerna?

Många företag följer omsättningen noggrant, men enligt Lars är det marginalen som i praktiken finansierar tillväxten. När bolaget växer gäller det att mäta få saker – men göra det konsekvent.

– Tillväxt är bra, men utan kontroll på marginaler, personalkostnader och kassaflöde är det lätt att hamna i en situation där verksamheten får mer att göra utan att bli mer lönsam.

De här nyckeltalen behöver du ha koll på för att undvika att tillväxten urholkar lönsamheten:

• Bruttovinst eller täckningsgrad

  Det här är en av de viktigaste indikatorerna på hur lönsam verksamheten faktiskt är. Om den sjunker behöver du snabbt förstå varför. Orsaken kan vara pris, inköp, frakt, rabatter eller att leveransen tar mer tid än planerat.

• Personalkostnader som andel av omsättningen

  I en tillväxtfas kan den här andelen öka något, men den behöver följas noggrant. Om personalkostnaderna växer snabbare än intäkterna försvinner marginalerna snabbt.

• Kundlönsamhet och projektmarginal

  För företag som levererar projekt eller kundanpassade tjänster är det här särskilt viktigt att titta på. Vilka kunder och projekt ger god marginal, och vilka tar mycket tid utan att ge motsvarande lönsamhet?

• Inköp, varukostnad och lagerbindning

  När varukostnaden ökar snabbare än omsättningen eller om lagret växer, binder ditt företag kapital i verksamheten – och försämrar marginalerna.

• Kundfordringar

  Utan inbetalningar spelar marginalerna ingen roll. Därför är det viktigt att ha koll på utestående fordringar, förfallna belopp och förändringar i kundernas betalningsmönster.

• Budget jämfört med utfall

  Det behöver inte vara komplicerat, men du bör varje månad jämföra budget och siffror inom viktiga områden som omsättning, löner, varukostnad och de största driftskostnaderna. Små avvikelser över tid kan snabbt växa och bli stora.

Är du mitt i en tillväxtfas, eller känner du igen några av tecknen?

Då kan det vara rätt tid att se över rutiner, system och nyckeltal, innan tillväxten börjar kosta mer än den ger. Kontakta oss gärna för ett samtal om hur du kan skapa bättre kontroll och lönsamhet i nästa fas.